fbpx

Hoe maak ik een perfecte sollicitatiebrief? [Stappenplan 2019]

sollicitatiebrief

Je sollicitatiebrief, ook wel motivatiebrief of begeleidende brief genoemd, kan het verschil maken tussen een voet tussen de deur bij je nieuwe werkgever of de deur voor je neus dichtgegooid krijgen.

Het curriculum vitae (cv) blijft verreweg het belangrijkste document tijdens je sollicitatie, maar een goede brief kan een recruiter net even doen gaan twijfelen.

Wat zou jij doen als je 3 vrijwel identieke cv’s voor je neus hebt liggen, maar er springt 1 sollicitatiebrief tussenuit?

1 van de 3 brieven is origineler, relevanter en persoonlijker.

Natuurlijk, op dat moment heb je een streepje voor en maak je meer kans om te worden uitgenodigd.

Om te komen tot een brief die er tussenuit springt, speelt je voorbereiding een cruciale rol.

1. Persoonlijk contact

Je zult moeten gaan bellen met de recruiter of contactpersoon in de vacature.

Mensen vertrouwen andere mensen meer naarmate ze elkaar vaker hebben gezien of gesproken.

Ga maar na bij jezelf.

De eerste keer dat je iemand ontmoet, voelt het vaak nog een beetje ongemakkelijk of onwennig.

De eerste paar minuten is het altijd een beetje aftasten. Dit gevoel wordt steeds minder naarmate je elkaar beter leert kennen.

Dit principe zul je moeten toepassen in je sollicitatie op ieder mogelijk moment.

Maar er is nog een belangrijke reden om contact op te nemen.

Uit recent onderzoek van de Universiteit van Chicago blijkt dat recruiters sollicitanten als intelligenter bestempelen als ze hun stem horen of hebben gehoord.

Met andere woorden: bellen loont!

Als je hebt gebeld, sta je er al 90% beter voor dan je concurrenten, want nog steeds durven maar heel weinig mensen te bellen.

Omdat ze het eng vinden. Of omdat ze bang zijn om fouten te maken.

Maar jij weet wel beter, want jij hebt je goed voorbereid op het telefoongesprek en weet precies wat je moet vragen en hoe je je moet gedragen.

Waarom is bellen nog meer zo belangrijk?

Een belangrijk voordeel is dat je de naam van de recruiter te pakken hebt. Let wel, de naam van de persoon die je gaat spreken tijdens het sollicitatiegesprek.

En hier kun je de brief perfect mee starten.

Kijk eens naar het volgende voorbeeld van een sollicitatiebrief. Een recruiter die zijn eigen naam een paar keer voorbij ziet komen is veel sneller geneigd om desbetreffende brief wat nauwkeuriger te lezen.

En als je een goed telefoongesprek hebt gehad, dan weet hij misschien nog wel wie jij bent.

sollicitatiebrief voorbeeld
sollicitatiebrief voorbeeld

2. Een goede voorbereiding

We hebben het al een paar keer genoemd.

Het eerste wat je gaat doen is contact opnemen met de recruiter.

Je gaat hem of haar bellen.

Een goede voorbereiding is essentieel voor zo’n telefoongesprek.

Start met het grondig analyseren en onderzoeken van

  • het bedrijf of instelling
  • de persoon die je gaat spreken
  • de specifieke vacature die je op het oog hebt

Dit gaat je helpen om een goed gesprek te voeren en uiteindelijk een aansprekende sollicitatiebrief te schrijven die aansluit bij de werkgever en de desbetreffende functie.

Indien je een open sollicitatiebrief gaat schrijven zul je meer nadruk moeten leggen op de eerste 2 punten en zul je zelf moeten gaan bedenken wat voor functie je graag wilt vervullen.

Hoe ga je essentiële informatie inwinnen over de functie en de organisatie?

Dit zijn de belangrijkste manieren:

  • Lees publicaties en jaarverslagen van en over de organisatie. Denk ook aan een bezoek van de corporate website van de organisatie.
  • Bekijk video’s van de organisatie, interviews van CEO’s of andere relevante video’s
  • Krijg inzicht in het allerlaatste nieuws: zet Google Alerts aan met de organisatienaam als zoekwoord. Via Google Alerts wordt je automatisch op de hoogte gehouden van het laatste nieuws van het bedrijf. Dit kun je gebruiken in je brief (en later bij je sollicitatiegesprek).
  • Gebruik je netwerk: bel vrienden en kennissen en vraag of ze mensen kennen die bij je toekomstige werkgever werken. Probeer op andere manieren in contact te komen met huidige werknemers om erachter te komen wat de organisatie belangrijk vindt bij het aannemen van nieuwe mensen

Bekijk ook goed de vacaturetekst.

Naar wie zijn ze eigenlijk op zoek? Hoe kun jij voldoen aan de eisen?

Wees niet bang dat je moet voldoen aan alle gestelde voorwaarden. Het is met name van belang dat je voldoet aan de belangrijkste punten.

Het is vaak niet erg als je je nog moet ontwikkelen op bepaalde vlakken. Wees hier gewoon eerlijk over.

Als je bovenstaande voorbereiding goed hebt gedaan, kun je eenvoudig komen tot de 3-5 belangrijkste vragen die je hebt voor de contactpersoon of recruiter.

Je bent helemaal klaar om te bellen.

Bovendien kun je deze voorbereiding bijzonder goed gebruiken bij het schrijven van je brief.

3. Het schrijven van de brief: vertel een verhaal!

OK, de voorbereiding is gedaan.

Je kunt nu beginnen met het schrijven van de brief zelf.

Maar hoe doe je dat?

Hoe zorg je ervoor dat jouw brief opvalt tussen de vele tientallen andere brieven?

Vermijd saaie zinnen volgestopt met clichés.

En onthoud:

je brief mag absoluut geen kopie zijn van je cv.

Je sollicitatiebrief of motivatiebrief moet iets vertellen wat nog niet op je cv staat.

Maar wat dan precies?

Een sterke manier om je sollicitatiebrief naar een hoger niveau te tillen is door het vertellen van een goed verhaal over jouw kernkwaliteiten.

Som jouw belangrijkste competenties of vaardigheden op en bedenk 2 of 3 aansprekende verhalen om op een interessante, relevante en vooral leuke manier te laten zien waarom ze jou zouden moeten uitnodigen.

Waarom?

  • Mensen (en dus ook recruiters) zijn dol op verhalen. Bij het horen van een verhaal willen we automatisch graag weten hoe het afloopt. Het zorgt ervoor dat de lezer wordt geprikkeld en laten we dat nu juist willen.
  • Een goed verhaal draagt bij aan je geloofwaardigheid en laat zien waarom jij op gesprek moet komen.
  • Sollicitatiebrieven zijn vaak dodelijk saai. Onderscheid jezelf door het vertellen van een leuk verhaal!

Waar moet je op letten bij het vertellen van een goed verhaal?

  • Vertel een persoonlijk verhaal, iets dat je doet in je persoonlijke leven. Zorg er wel voor dat het een connectie heeft met de openstaande functie. Bijvoorbeeld: als je wil vertellen dat je secuur bent en op details let, kun je aangeven hoe zich dat uit bij jouw thuis of bij een van je vorige werkgevers. Noem een levendig en gedetailleerd voorbeeld zodat de lezer meteen een beeld van jou krijgt.
  • Wees enthousiast! Recruiters zijn op zoek naar mensen met energie die graag het initiatief nemen.
  • Wees niet bang om emotie in je verhaal te leggen. Waarom laat je niet duidelijk merken dat je ergens blij, boos, of enthousiast van wordt?
  • Zorg dat je zelfverzekerd overkomt. Gebruik dus NOOIT: ‘ik geloof’ of ‘ik denk’. Dit komt niet sterk over en het lijkt alsof je niet helemaal zeker bent van je zaak.
  • Gebruik details om je lezer te overtuigen. Details zorgen ervoor dat je verhaal geloofwaardiger wordt.
  • Overweeg het gebruik van een zgn Open loop. Bijvoorbeeld: begin je brief met ‘Er zijn 3 redenen dat ik geschikt ben voor de functie van X’, om vervolgens de 3 redenen op te sommen. Psychologisch gezien willen mensen dan graag alle 3 de redenen weten. Een simpele truc om de recruiter door te laten lezen.
  • Noem niet alleen dat je ergens goed in bent, maar laat in je verhaal ook zien dat je ergens goed in bent. Bewijs het! Noem bijvoorbeeld relevante events die je hebt bezocht, mensen die je hebt ontmoet, video’s (YouTube) die je hebt gezien zodat je laat zien dat je oprecht geïnteresseerd bent in het vakgebied waarin je solliciteert.
  • Vertel wat je hebt geleerd. Niets is zo sterk als laten zien dat jij open staat voor nieuwe dingen, niet bang bent om te falen en leert van je werkzaamheden.

4. De structuur en opbouw van je sollicitatiebrief

Houd in de opbouw van je brief rekening met de volgende 4 zaken:

1. Inleiding van de brief

Probeer in de inleiding de interesse van de lezer te wekken.

Trap geen open deuren in, zoals “Ik schrijf u om te solliciteren naar de functie…”, of “Zoals u kunt zien in mijn cv…”‘.

Probeer met een originele zin te beginnen. En het is slim om te verwijzen naar het eerder gevoerde telefoongesprek.

sollicitatiebrief openingszin
Indien je de naam van de recruiter achterhaalt hebt, is het slim om deze te gebruiken in je openingszin. Laat weten dat je elkaar al eerder hebt gesproken.

Voorbeeld opening sollicitatiebrief

Sollicitatiebrief voor de gemeente Amsterdam:

Nadat ik bijna 5 jaar in Utrecht heb gestudeerd en gewoond, ben ik een half jaar geleden naar Amsterdam verhuisd. De stad heeft voor mij, als smeltkroes van culturen, een stimulerend en divers karakter. Als ik vanuit het stadsdeel Oud-West richting het centrum fiets, onderga ik steeds weer alle verschillende indrukken die de stad op mij achterlaat. In de toekomst zie ik mijzelf graag midden in de maatschappij staan. Ik wil omgaan met mensen, me verdiepen in de gemeenschap en meedenken over wat erin omgaat. Daarom wil ik graag bij de gemeente Amsterdam werken. […]

Sollicitatiebrief voor een reisbureau:

Dagelijks zie ik uw kantoor op de [STRAATNAAM] als ik naar mijn werk fiets. En regelmatig bekijk ik jullie website, wat logisch is als je grootste hobby’s reizen en schrijven zijn. Hier kwam ik dan ook uw vacature tegen. […]

2. Je motivatie voor de functie

Schrijf niet alleen dat de functie of organisatie jou aantrekt maar leg ook duidelijk uit waarom.

Aantonen van je motivatie is een van de belangrijkste redenen om uitgenodigd te worden.

De kunst is om op een persoonlijke manier je enthousiasme over te brengen.

Doe dit op een geloofwaardige manier en sluit aan bij de organisatie waar je solliciteert.

Maar hoe kun je je motivatie goed naar voren brengen in je brief?

Schrijf wat je werkelijk beweegt en durf te vermelden wat jij leuk of interessant vindt.

We hebben het al eerder vertelt:

Spring eruit met het vertellen van een goed verhaal!

  • Wees enthousiast: niets werkt zo goed als het laten zien waarom jij zo enthousiast bent.
  • Wees persoonlijk: schrijf wat je werkelijk beweegt en durf te vermelden wat jij leuk of interessant vindt. Spring eruit!
  • Wees feitelijk: als je je motivatie en ambities over kunt brengen met behulp van feiten, werkt dat in je voordeel. Je komt dan veel geloofwaardiger over.

3. Onderbouwing van je geschiktheid

Waarom moeten ze jou uitnodigen op gesprek?

Wat maakt jou uniek?

Denk aan relevante werkervaring, vaardigheden en eigenschappen. Wees enthousiast, zelfbewust, niet te bescheiden en formuleer je brief altijd positief.

Begin elke alinea met andere bewoordingen om vervolgens direct ter zake te komen.

Bijvoorbeeld:

“Ik heb er alle vertrouwen in dat mijn juridische ervaring me een geschikte kandidaat maakt voor deze functie en voeg mijn cv bij voor nadere informatie.”

Als starter op de arbeidsmarkt heb je vaak weinig werkervaring om in je brief op terug te vallen.

In plaats daarvan kun je je verhaal onderbouwen met je afstudeerproject, buitenlandervaring, een bijbaan, een stage of activiteiten voor een studenten- of studievereniging.

4. Sterke afsluiting van de brief

De laatste alinea kun je gebruiken als formele afsluiting van de brief.

De afsluiting van je brief is net zo belangrijk als de opening.

Zorg ervoor dat hij blijft hangen!

Je kunt de brief in een paar zinnen samenvatten en toespelen op een persoonlijk gesprek.

Voorbeeld van een slotzin voor je sollicitatie- of motivatiebrief:

“Graag kom ik in een persoonlijk gesprek mijn motivatie toelichten”.

Eindig met ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hartelijke groet’ en je naam en handtekening.

Bij een brief die je per email wilt versturen kun je gebruik maken van een ingescande handtekening die je in het document plakt.

5. Doe een check

Voorkom veelgemaakte fouten.

Laat je brief altijd nog even lezen door een ander.

Je partner, familie, vriend of je moeder.

En het is altijd leerzaam om feedback te ontvangen!

Spelfouten zijn dodelijk. Gebruik altijd even een online spellingschecker, print de brief uit en lees ‘m op je gemak even na.

Helemaal klaar?

Bekijk onderstaande video voor nog 3 slimme tips:

6. De opmaak van je sollicitatiebrief

De opmaak van je brief wordt vaak over het hoofd gezien maar is van essentieel belang.

De manier waarop je de sollicitatiebrief opmaakt is heel erg belangrijk. Het laat zien dat je oog hebt voor detail en iets op een duidelijke en nette manier kunt presenteren.

Je laat zien dat je tijd en energie hebt gestoken in de sollicitatie.

En dat zijn precies het soort mensen waar veel werkgevers naar op zoek zijn.

Bovendien worden brieven die netjes zijn opgemaakt sneller en beter gelezen door de recruiter.

Als je aan de veilige kant wilt blijven, kies dan voor een traditionele indeling van je brief.

  • Begin met je eigen naam, adres, postcode en woonplaats, gevolgd door de naam van het bedrijf of organisatie waar je wilt solliciteren. Vermeld duidelijk aan wie je de brief richt. Ook weer een reden om altijd eerst even te bellen naar de organisatie, zodat je weet aan wie je de brief moet richten.
  • Vermeld de plaats waar je de brief schrijft gevolgd door de datum.
  • Vermeld de omschrijving van de functie op een aparte regel. Het staat professioneel om het lettertype van deze regel 2 of 3 punten kleiner te maken. Probeer het een keer en je zult zien dat het mooi oogt.
  • Gebruik niet meer dan 3 of 4 alinea’s voor je brief. En zorg ervoor dat je voldoende witruimte gebruikt. Op deze manier is de brief gemakkelijk scanbaar voor de recruiter. Onthoud dat dit waarschijnlijk niet de enige brief is die de recruiter leest op een dag.
  • Eindig met ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hartelijke groet’ en je handtekening. Bij een brief die je per email wilt versturen kun je gebruik maken van een ingescande handtekening die je in het document plakt.

Als je de brief per mail stuurt, zorg er dan voor dat je een PDF maakt van je brief.

Op deze manier weet je altijd dat je brief aankomt en wordt gelezen zoals jij ‘m hebt opgemaakt.

Lengte sollicitatiebrief

Hoelang dient je sollicitatiebrief te zijn?

Het antwoord hierop is eenvoudig.

Niet te lang en niet te kort.

Een interessant onderzoek van het Saddleback College vroeg ondernemingen wat voor hen de ideale lengte was voor een sollicitatiebrief. Dit waren de resultaten:

  • Volledige pagina 12,6%
  • Halve pagina 43,7%
  • Geen voorkeur 19,%
  • Zo kort mogelijk 24,1%

Dus je mag zeggen dat je goed op weg bent bij een lengte van een half A4-tje met een lettergrootte van 12pt.

En maak ‘m niet veel langer dan dat.

Bijkomend voordeel is dat je je zult moeten focussen op het allerbelangrijkste.

7. De opvolging van je brief

Denk niet dat je er al bent als je de sollicitatiebrief hebt verstuurd.

Er zijn nog een aantal zaken die je moet doen om de kans op die felbegeerde uitnodiging voor het sollicitatiegesprek te ontvangen.

Blijf vooral niet afwachten.

Werkgevers houden niet van passieve werknemers.

Kom daarom in actie.

Bel na 1 week om te vragen of de brief is aangekomen. Dit kun je meteen gebruiken als openingszin.

“Ik wilde graag even informeren of mijn sollicitatie is aangekomen”.

Vraag daarna wat de recruiter van de brief vindt. Vertel nog een keer hoe graag je op gesprek wilt komen om kennis te maken. Probeer zo lang mogelijk aan de telefoon te blijven zonder vervelend te worden met als doel om een uitnodiging binnen te slepen.

Dit is een belangrijk gedeelte in het gehele proces. Probeer het vertrouwen te winnen van de recruiter. Want onthoud: hoe vaker je de recruiter hebt gesproken, hoe eerder hij of zij geneigd zal zijn om je uit te nodigen.

Teleurstelling

Naar aanleiding van je sollicitatiebrief kan je worden afgewezen. Wat te doen als je niet wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek?

Bel het bedrijf of instelling en vraag naar de persoon aan wie je de brief hebt geschreven. Vraag waarom je niet bent uitgenodigd voor een gesprek of waarom je afgewezen bent. Probeer te achterhalen waar het aan gelegen zou kunnen hebben:

  • Sloot de sollicitatiebrief of het cv niet aan bij de functie?
  • Was de brief niet op niveau?
  • Was de brief niet overtuigend genoeg?
  • Kwamen je vaardigheden onvoldoende naar voren?

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat het niet aan jou gelegen heeft: de functie is komen te vervallen of iets dergelijks.

Positief reageren op iemand die je heeft afgewezen kan moeilijk zijn.

Het is echter van belang om te achterhalen waarom je niet bent uitgenodigd.

Onthoud goed:

Je hebt het volste recht om te vragen waarom je niet bent uitgenodigd. Vraag naar de belangrijkste redenen en doe er je voordeel mee bij andere sollicitaties. Het zal je zeker helpen bij het schrijven van je volgende brief!

Voorbeeld sollicitatiebrieven

Het is altijd prettig om een aantal goede voorbeeld sollicitatiebrieven te hebben.

Vanuit deze brieven kun je je eigen sollicitatiebrief maken.

Wat is het verschil tussen een sollicitatiebrief en een motivatiebrief?

Je zult in vacatureteksten ook weleens de term motivatiebrief tegenkomen.

Maar wat is dat eigenlijk?

Wat is het verschil tussen een motivatiebrief en een sollicitatiebrief?

Beide brieven hebben hetzelfde doel, namelijk de interesse van recruiters wekken en uitgenodigd worden voor een gesprek.

Daarnaast hebben de brieven grotendeels dezelfde opbouw.

Het verschil tussen de 2 brieven is met name waar de nadruk ligt.

Een sollicitatiebrief richt zich grotendeels op het toelichten van je cv.

Je gaat dieper in op jouw werkervaring, je opleidingen, je kennis en vaardigheden en je vertelt wat voor invloed deze hebben op jouw geschiktheid als potentiële werknemer.

In een motivatiebrief benadruk je vooral wat jouw motivatie is.

Een sterke motivatiebrief richt zich op het beantwoorden van de belangrijkste waarom vragen.

Engelse sollicitatiebrief

Voor een goede sollicitatiebrief in het Engels gelden ongeveer dezelfde regels als voor Nederlandstalige sollicitatiebrieven. Er zijn echter belangrijke verschillen.