Motivatiebrief schrijven met ChatGPT: zo werkt het

AI heeft een enorme doorbraak gehad. ChatGPT is een vrij toegankelijke tool voor iedereen en het blijkt uitstekend geschikt om een motivatiebrief mee te schrijven. Hoe werkt het precies?

Motivatiebrief schrijven met ChatGPT (AI)

Wat is ChatGPT?

ChatGPT is een specifiek type kunstmatige intelligentie met als doel om teksten te produceren alsof die door mensen zijn geschreven.

Het softwareprogramma is ontwikkeld door OpenAI en is volledig gebaseerd op Artificial Intelligence (AI).

Het is getraind op een dataset van boeken, artikelen en conversaties.

Op basis hiervan kan het echte menselijke reacties genereren op een breed scala aan onderwerpen.

Denk aan:

• Tekstvertaling
• Tekstsamenvatting
• Beantwoorden van vragen

Dus de logische vraag voor werkzoekenden is: kan ik ook een goede motivatiebrief laten schrijven door ChatGPT?

Een uitgebreide prompt

Goed gebruik van ChatGPT valt of staat met de juiste prompt. Een prompt is de opdracht die je geeft, dus de tekst die je invult.

In onderstaande video gebruiken we een zeer uitgebreide prompt waarmee ChatGPT ons eerst een aantal vragen stelt zoals:

• Functietitel
• Functieomschrijving
• Kort de meest relevante achtergrond van de sollicitant

Op basis van de antwoorden maakt ChatGPT een echte persoonlijke en op maat gemaakte motivatiebrief.

Bekijk de video

Custom GPT

Sind november 2023 biedt ChatGPT zogenaamde custom GPT’s aan.

Een custom GPT is een zelf gemaakte versie van ChatGPT die specifiek is getraind of aangepast voor bepaalde toepassingen of behoeften.

We zijn er direct mee aan de slag gegaan en hebben een chatbot gemaakt die je stap voor stap helpt met het schrijven van een echte goede motivatiebrief.

Bekijk de Motivatiebrief Maker (ChatGPT Plus)

(Vooralsnog alleen te gebruiken als je een abonnement hebt op ChatGPT Plus)

Zelf aan de slag met ChatGPT (voorbeeld)

Stel je wilt solliciteren op de functie van administratief medewerker.

Hoe ga je te werk?

1. De vacaturetekst

We nemen als voorbeeld de volgende vacaturetekst.

Financieel administratief medewerker (28-32 uur)
VNG International BV

Wat ga je doen?

Als financieel administratief medewerker ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor het uitvoeren van financieel-administratieve werkzaamheden. Één van de hoofdtaken daarbij is het verzamelen van en de digitale verwerking van de inkoopfacturen waarbij gewerkt wordt met Scansys. Hierbij biedt je tevens ondersteuning aan projectleiders bij de afhandeling van inkoopfacturen en declaraties. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het controleren, archiveren en digitaal verwerken van (expert) contracten. Ook lever je een bijdrage aan de uitvoering van het financieel beleid en beheer van VNG International, door het bewaken van de financieel-administratieve procedures en het signaleren van onregelmatigheden hierin. Je werkt hierbij nauw samen met de andere collega’s van de afdeling Finance & Control en de overige afdelingen binnen bedrijfsvoering, Operations & Logistics, HR en ICT. De organisatie gebruikt verschillende applicaties waarbij Exact, Synergy en Scansys door de financieel administratief medewerker dagelijks worden gebruikt.

De werkzaamheden voor deze functie bestaan o.a. uit:

• Digitale verwerking van de inkoopfacturen (waaronder registreren, controleren en bewaken en bijhouden van de email in-boxen)
• Beantwoorden van vragen en ondersteuning bieden aan collega’s met betrekking tot inkoopfacturen en betalingen
• Controleren en verwerken van de bankafschriften binnen de vastgestelde procedures
• Het controleren en aanleveren van gegevens en bijdragen aan een tijdige maand- en kwartaalafsluiting
• Het controleren, archiveren en digitaal verwerken van (expert) contracten
• Bijdrage aan continuïteit en kwaliteit van de afdeling door middel van onderling overleg en informatieoverdracht

Wat neem je mee?

• Je hebt een afgeronde MBO opleiding (MEAO, SPD e.d.);
• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring in een financiële functie;
• Je hebt kennis van en inzicht in financiële en administratieve processen en procedures;
• Je hebt kennis van en ervaring met boekhoud programma’s, bij voorkeur Exact Globe en E-Synergy;
• Je hebt een vloeiende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je bent goed in staat zowel zelfstandig als in teamverband te werken.

2. Invoeren in ChatGPT

We vragen aan ChatGPT het volgende:

Schrijf een pakkende motivatiebrief voor de volgende vacature: [de gehele vacaturetekst zoals je hierboven ziet].

De eerste versie die we krijgen is nog helemaal niet zo verkeerd:

Geachte heer/mevrouw,

Met veel enthousiasme reageer ik op de vacature voor Financieel Administratief Medewerker bij VNG International BV. Met mijn afgeronde MBO opleiding en minimaal twee jaar werkervaring in een financiële functie, ben ik de gekwalificeerde kandidaat die u zoekt.

Mijn kennis van financiële en administratieve processen en procedures, samen met mijn ervaring met boekhoudprogramma's zoals Exact Globe en E-Synergy, maakt mij de ideale kandidaat voor deze functie. De digitale verwerking van inkoopfacturen en het verlenen van ondersteuning aan projectleiders bij de afhandeling van facturen en declaraties zijn taken die ik met plezier uitvoer.

Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het controleren, archiveren en digitaal verwerken van (expert) contracten en lever ik een bijdrage aan de uitvoering van het financieel beleid en beheer van VNG International. Mijn vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken, zorgt ervoor dat ik een waardevolle aanvulling zal zijn op de afdeling Finance & Control en de overige afdelingen binnen bedrijfsvoering.

Mijn vloeiende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift zorgt ervoor dat ik goed kan communiceren met internationale collega's en klanten.

Ik kijk ernaar uit om mijn ervaring en vaardigheden in te zetten bij VNG International BV en bij te dragen aan de groei van de organisatie. Bedankt voor uw tijd en ik kijk uit naar de mogelijkheid om met u te praten over hoe ik van waarde kan zijn voor VNG International BV.

Met vriendelijke groet, 

[uw naam]

Paar zaken die opvallen:

• De brief start met ‘Geachte heer/ mevrouw,’. Het is natuurlijk beter om de aanhef van je brief persoonlijk te maken. Bekijk aan wie je de brief richt.
• Je ziet dat ChatGPT letterlijk teksten overneemt uit de vacature die je moet aanpassen zoals ‘Met mijn afgeronde MBO opleiding en minimaal twee jaar werkervaring…’. Dit zul je moeten veranderen in je eigen werkervaring.
• Verder is het een vrij algemene brief waarin (logischerwijs) nog weinig van jou als persoon terugkomt.
• Ook de openingszin is vrij generiek.
• En daarnaast ontbreekt een heldere motivatie. Waarom wil je graag aan de slag in deze functie en bij deze organisatie?

Laten we kijken of we iets kunnen verbeteren aan deze punten.

3. Een stapje verder

We geven ChatGPT nog een kans met de volgende opdracht:

“Herschrijf de brief maar vertel nu ook waarom ik bij deze organisatie wil werken en waarom ik deze functie graag wil doen”

Dit is de motivatiebrief die we dan terugkrijgen:

Geachte heer/mevrouw,

Met veel enthousiasme en motivatie reageer ik op de vacature voor Financieel Administratief Medewerker bij VNG International BV. Als een gepassioneerd persoon met een achtergrond in financiën, ben ik vastbesloten om een bijdrage te leveren aan de groei van uw organisatie.

Ik ben erg geïnteresseerd in de werkzaamheden bij VNG International BV, omdat deze organisatie zich richt op internationale samenwerking en ontwikkeling, en ik geloof dat deze missie een belangrijke rol speelt in het verbeteren van de wereld. Bovendien, de functie van Financieel Administratief Medewerker biedt de mogelijkheid om een belangrijke rol te spelen in het efficiënt en effectief uitvoeren van financiële en administratieve taken, wat precies is waar ik naar op zoek ben in mijn carrière.

Mijn afgeronde MBO opleiding en minimaal twee jaar werkervaring in een financiële functie, samen met mijn kennis van financiële en administratieve processen en procedures, maakt mij de ideale kandidaat voor deze functie. Mijn ervaring met boekhoudprogramma's zoals Exact Globe en E-Synergy, zorgt ervoor dat ik efficiënt en effectief digitale verwerking van inkoopfacturen en het verlenen van ondersteuning aan projectleiders bij de afhandeling van facturen en declaraties kan uitvoeren.

Daarnaast ben ik gemotiveerd om verantwoordelijkheid te nemen voor...]

Wat opvalt is dat het schrijven van een goede motivatie heel erg moeilijk is.

CHatGPT komt niet verder dan:

• ‘…Met veel enthousiasme en motivatie reageer ik…’
• ‘Daarnaast ben ik gemotiveerd om verantwoordelijkheid te nemen voor…’
• ‘Ik ben gemotiveerd om mijn ervaring en vaardigheden in te zetten bij…’

Het blijft dus wel echt een hele algemene motivatiebrief die iedereen zou kunnen sturen.

Een slimme oplossing hiervoor bekijken we hieronder.

4. Cv invoeren in ChatGPT

Het is slim om zoveel mogelijk persoonlijke gegevens mee te geven aan ChatGPT.

Want hoe beter deze software weet wie jij bent hoe beter de motivatiebrief zal worden.

Vandaar dat het slim is om ook je cv in te zetten bij het schrijven van een goede brief.

Geef ChatGPT de volgende opdracht:

Schrijf de brief opnieuw, maar hou nu ook rekening met mijn cv: [de tekst van je cv]

Sollicitatiegesprek voeren en cv maken met Chat GPT

Antwoorden op moeilijke sollicitatievragen, salarisonderhandelingen simuleren of simpelweg tips voor je sollicitatiegesprek. Chat GPT kan je eenvoudig op weg helpen. Ook voor het maken van je cv draait hij zijn hand niet om.

• Cv maken met Chat GPT
• Sollicitatiegesprek voeren met Chat GPT

Heb jij ervaring met het schrijven van een motivatiebrief in ChatGPT? Laat het ons weten in de comments!