Hoe stel je een begeleidende mail of sollicitatiemail op? Welke bijlagen stuur je mee? In dit artikel geven we je de beste tips en voorbeelden voor het schrijven van een begeleidende e-mail voor je sollicitatie. Daarnaast vertellen we je hoe je de beste indruk maakt met je mail.
Inhoudsopgave
Wat zet je in een begeleidende mail?
De begeleidende e-mail bij je sollicitatie is de eerste indruk die je maakt.
Daarom wil je professioneel overkomen.
Hoe doe je dat?
Hou rekening met de belangrijkste e-mail etiquettes:
- Hou het kort en zakelijk. Niemand zit te wachten op een te lange e-mail die eigenlijk niks toevoegt. Dit geldt ook als je solliciteert op een stage of als je een open sollicitatie doet.
- Zorg voor een duidelijk onderwerp. Het moet meteen duidelijk zijn waar de mail over gaat.
- Contactgegevens. Zorg dat de lezer weet van wie de e-mail komt en vergeet niet je contactgegevens te noemen: e-mail + telefoonnummer.
Over het algemeen zijn er 2 manieren om je sollicitatie per mail te versturen:
- Een korte mail met een verwijzing naar je bijlages (cv + sollicitatiebrief)
- Je mail is je sollicitatiebrief + 1 bijlage (je cv)
De eerste optie heeft altijd de voorkeur tenzij er nadrukkelijk wordt gevraagd om optie 2.
Gebruik de volgende opbouw voor je sollicitatiemail.
Verderop in dit artikel vertellen we je precies waar je op moet letten bij ieder onderdeel.
- Onderwerpregel e-mail: zorg dat de lezer meteen begrijpt dat het om een sollicitatie gaat.
- Aanhef: zorg ervoor dat je de naam van de contactpersoon hebt.
- Optioneel: verwijs naar eerder contact, als je dat hebt gehad.
- Vertel waarom je mailt en om welke vacature het gaat.
- Vertel welke bijlagen je meestuurt en vergeet niet om je cv en motivatie te uploaden voordat je op versturen klikt.
- Afsluiting: gebruik een pakkende slotzin die aanzet tot actie bij de lezer. Vertel ook hoe je bereikbaar bent buiten e-mail: geef altijd je telefoonnummer.
Ok voor zover de opbouw, maar hoe ziet dat eruit in de praktijk?
Voorbeelden begeleidende mail sollicitatie
Niets fijner dan een goed voorbeeld.
Vandaar dat we een aantal sterke voorbeelden van een begeleidende mail voor je sollicitatie hebben gemaakt die je direct kunt kopiëren en plakken.
Wel zo makkelijk.
Algemene mail sollicitatie
Bekijk onderstaand voorbeeld die je kunt gebruiken voor verschillende soorten sollicitaties.
Onderwerp: Sollicitatie functie [functienaam] Beste [naam van contactpersoon], In de bijlage vindt u mijn cv en motivatiebrief voor de functie [functietitel] bij [naam organisatie]. Graag zou ik mijn kennis en ervaring op het gebied van [relevante expertise] willen inzetten om [naam organisatie] naar een hoger plan te tillen. Ik kijk er heel erg naar uit om mijn cv en motivatie in een persoonlijk gesprek toe te lichten. Met vriendelijke groet, [jouw voornaam en achternaam] [telefoonnummer] Bijlagen: cv-[jouw naam].pdf motivatiebrief-[jouw naam].pdf
Korte mail sollicitatie
Iedereen houdt van korte en krachtige e-mails.
Bekijk onderstaande voorbeeld van een korte mail voor je sollicitatie.
Onderwerp: Sollicitatie functie [functienaam] Beste [naam van contactpersoon], Hierbij solliciteer ik naar de functie van [functie] uit [plaats van vacature] van [datum van vacature]. In de bijlage vindt u mijn sollicitatiebrief en mijn persoonlijk cv. Graag licht ik mijn cv en motivatie toe in een persoonlijk gesprek. Met vriendelijke groet, [jouw voornaam en achternaam] [telefoonnummer] Bijlagen: cv-[jouw naam].pdf motivatiebrief-[jouw naam].pdf
7 Tips voor solliciteren per e-mail
Ieder onderdeel in je e-mail is belangrijk.
Bekijk snel waar je allemaal op moet letten voordat je op ‘send’ drukt.
1. Volg de instructies
Het klinkt misschien gek, maar probeer niet zelf te bedenken wat je moet doen.
Meestal staat in de vacaturetekst duidelijk vermeld hoe je moet solliciteren.
Volg dit letterlijk op!
Zo laat je zien dat je secuur kunt lezen en werken.
Mocht het niet duidelijk zijn, moet je even contact opnemen.
Dat is sowieso verstandig want als het goed is heb je meer vragen die je beantwoord wilt hebben voordat je een goed cv en sollicitatiebrief kunt maken.
Je wil niet afgewezen worden omdat je sollicitatie niet compleet is.
Wees daarom oplettend bij het toevoegen van de gevraagde documenten:
- Check goed welke bestanden er worden gevraagd in de vacature. Een sollicitatiebrief en cv zijn standaard, maar soms wordt er meer gevraagd.
- Lees welk bestandsformaat er wordt gevraagd. Is het een Word bestand (.docx), een PDF (.pdf) of iets anders? Wordt er niets over gezegd? Zorg er dan voor dat je je cv als een PDF verstuurt. Zo weet je zeker dat de opmaak van je cv niet verspringt en je cv niet kan worden aangepast.
- Zet je eigen naam in de bestandsnamen. De ontvanger moet jouw bestanden makkelijk terug kunnen vinden na het downloaden. Als je het bestand slechts “sollicitatiebrief” noemt, kan het verloren gaan. Zet dus ook altijd je eigen naam in de bestandsnaam. Maak het zo makkelijk mogelijk voor de lezer.
- Voeg de ontvanger pas als laatste toe. Een slimme truc waarmee je voorkomt dat je per ongeluk je mail stuurt voordat hij compleet is.
2. Hoe ziet de lezer jouw mail?
Verplaats je even in de ontvanger van jouw mail.
Hij kan achter zijn bureau zitten en je mail zien in Outlook.
Of hij is onderweg en ziet je mail op zijn telefoon, laptop of iPad.
Kortom:
Je mail moet goed leesbaar zijn op alle verschillende devices.
Neem als stelregel dat als je mail goed leesbaar is op een smartphone, deze ook goed leesbaar zal zijn op een desktop.
Belangrijkste tips:
- Hou de mail kort en krachtig. Kom zo snel mogelijk to-the-point.
- Geef je bijlages een duidelijk naam. Bijvoorbeeld jouw naam in combinatie met de naam van de inhoud. Dus: [achternaam]-cv.pdf en [achternaam]-sollicitatiebrief.pdf
Als je mail de sollicitatiebrief of motivatiebrief is, is het ook verstandig om deze kort te houden.
Zorg ervoor dat je tot de kern komt van je motivatie.
Wees altijd enthousiast en onthoud:
Het doel is om de lezer je cv te laten lezen en een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek te krijgen.
- Is je mail overtuigend genoeg om uitgenodigd te worden?
- Wat zijn jouw 3 beste kwaliteiten of vaardigheden waarmee jij jezelf kunt verkopen?
- Welke resultaten heb je de afgelopen jaren bereikt?
Ook als je minder ervaring hebt of minder resultaten kunt laten zien, zijn er genoeg zaken om te noemen in je mail.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Initiatief nemen. Heb je zaken opgepakt die niet in je functieomschrijving stonden?
- Gezamenlijke kennis. Altijd prettig om je mail mee te beginnen.
- Oprechte interesse. In hoeverre heb jij daadwerkelijk interesse in de organisatie? En hoe kun je dat hard maken?
3. Geen rare lettertypes
Gebruik in je mail de standaard instellingen.
Geen exotische lettertypes, geen bold of italic.
Waarom?
Als je je mail gaat opmaken weet je niet of alle opmaak ook bij de lezer goed overkomt.
We gebruiken namelijk niet allemaal hetzelfde e-mailprogramma.
En ieder programma laat dezelfde email op een andere manier zien.
Dus:
Gebruik altijd de standaard instellingen van je e-mailprogramma.
Overigens geldt dit ook voor het lettertype op je cv en het lettertype op je sollicitatiebrief: geen rare dingen doen.
4. Noem de contactpersoon bij zijn of haar naam
Zorg ervoor dat je in mail een persoonlijke aanhef gebruikt.
Niet doen:
Beste heer/ mevrouw,
Wel doen:
Beste mevrouw Janssen,
Mensen vinden het prettig om bij hun naam genoemd te worden.
Als je een goede voorbereiding hebt gedaan, weet je naar wie je de brief moet sturen.
Mocht het niet in de vacaturetekst staan moet je altijd even bellen.
Sluit je e-mail ook netjes af.
In de meeste gevallen kun je een zakelijke e-mail als volgt afsluiten:
- Met vriendelijke groeten,
- Met vriendelijke groet,
- Vriendelijke groeten,
- Vriendelijke groet,
Dan zit je in ieder geval safe.
Of maak er iets van waar jouw persoonlijkheid in zit, als dat past bij de sollicitatie.
Wordt er in de vacature gevraagd naar een gezellig persoon?
Dan kun je je sollicitatie zo persoonlijk maken als je wil.
Bijvoorbeeld:
Hartelijke groet, [jouw naam]
5. Gebruik een krachtige onderwerpregel
Dit is je eerste kans om op te vallen.
Vermeld duidelijk om welke vacature het gaat.
Dus gebruik de functietitel van de vacaturetekst.
Benoem ook duidelijk wat je meestuurt.
Dus als je een cv en sollicitatiebrief als bijlage meestuurt, vermeld dit ook even in de onderwerpregel.
Het zorgt ervoor dat je er net even wat meer uitspringt en de onderwerpregel meer body geeft.
Bijvoorbeeld:
Sollicitatie voor de vacature Product Manager (cv + sollicitatiebrief)
Kijk voor meer tips over een sterke onderwerpregel voor je mail.
6. Let op vanaf welk mail adres jij de sollicitatie verstuurt
Zorg ervoor dat je een professioneel e-mailadres op je cv hebt.
Het beste is een mailadres met je eigen naam.
Dus bijvoorbeeld:
[voornaamachternaam]@mail.com
Professioneel is hier het code woord.
Gebruik nooit:
[email protected] [email protected]
Zorg er daarnaast voor dat je de sollicitatie verstuurt vanaf het mail adres dat je ook hebt staan in je cv.
7. Nabellen!
Bel na een weekje altijd even na.
Vraag of je mail en je sollicitatie goed is aangekomen.
Er zijn 2 belangrijke redenen waarom je altijd moet nabellen bij een sollicitatie:
- E-mail niet goed aangekomen. De kans is klein, maar toch: het kan zijn dat er iets niet goed is gegaan met het versturen. De mailbox van de ontvanger kan bijvoorbeeld vol zitten, waardoor jouw mail niet aankomt. Of de bijlagen in de mail zijn te groot en je e-mail krijgt een bounce.
- Extra contactmoment. Zo spreek je jouw contactpersoon weer even. Vraag hoe het staat met het sollicitatieproces en misschien kun je al meteen achterhalen of je mag komen, hoeveel kandidaten er zijn en hoe groot jouw kans is.
