In leidinggevende functies is delegeren een van de belangrijkste vaardigheden. Maar ook wie samenwerkt met anderen moet goed kunnen delegeren. Hoe toon je aan dat jij kunt delegeren en hoe ontwikkel je deze competentie?
Wat is delegeren precies en hoe kun je leren om het beter te doen? In dit artikel nemen we je mee in deze vaardigheid, met concrete voorbeelden van goed delegeren.
Inhoudsopgave
Wat betekent delegeren?
Delegeren is het uitbesteden van taken en verantwoordelijkheden aan anderen.
Een ander kan werk in jouw naam doen of het volledig van je overnemen.
Je wil dus niet alles zelf doen, maar weet hoe je dezelfde resultaten boekt door werk uit handen te geven.
Vaak is dit een competentie die hoort bij een leidinggevende, maar ook in andere functies kan dit een belangrijke vaardigheid zijn.
Waarom de competentie delegeren?
Niet iedereen kan alles zelf doen. Zeker in een baan met veel verantwoordelijkheden wil je soms werk uitbesteden.
Dit kan de productiviteit ten goede komen, omdat iedereen zich op zijn eigen expertise focust.
Goede leiders houden overzicht en weten wat ze aan anderen hebben, wat belangrijk is om te kunnen delegeren.
Valkuilen van delegeren
Er zijn 3 veelvoorkomende valkuilen als het gaat om delegeren.
- Alles zelf doen. Alles zelf willen doen omdat delegeren meer tijd kost. Het klopt dat werk waar jij goed bent uit te leggen aan collega’s meer tijd kost dan het zelf doen de eerste keer. Maar na een paar keer delegeren ga je tijd besparen.
- Pas delegeren als je het druk hebt. Het is slimmer om al te beginnen met delegeren als jet het nog rustig hebt. Dan heb je namelijk tijd om de ander te begeleiden.
- Je schuldig voelen. Hou in gedachte: delegeren is iets anders dan werk afschuiven. Er is werk dat past bij jouw baan en er is werk dat goed past bij iemand anders zijn baan. Als je goed delegeert is het mogelijkheid voor iemand anders om te groeien en te leren.
Ontwikkelen van vermogen om te delegeren
Delegeren wordt vaak gezien als een leiderschapskwaliteit, maar ook teamleden kunnen soms taken aan elkaar toebedelen.
Wat je rol ook is, om te kunnen delegeren moet je weten wat de sterke punten van anderen zijn.
Ook ben je in staat om goed overzicht te houden.
Werknemers die graag zelf de controle houden, kunnen moeite hebben met delegeren.
Iemand die veel delegeert, kan daarentegen de indruk wekken zelf niets te willen doen.
Jouw stijl van delegeren is daarom belangrijk.
Communiceer transparant over de redenen dat je werk aan anderen toewijst.
Sta ook open voor een afwijzing van een ander en respecteer grenzen.
Stappenplan
Een simpel en effectief stappenplan om het delegeren te verbeteren ziet er als volgt uit:
- De juiste persoon. Moet het werk snel gebeuren? Of wil je juist dat je collega iets nieuws leert? Kies dan de persoon en vertel ook waarom je deze persoon hebt uitgekozen.
- Verantwoordelijkheid en autonomie. Je bent helder over waar je collega verantwoordelijk voor is. En hoeveel vrijheid ze hebben om het project op te pakken.
- Het resultaat. Hoe ziet het werk of het project eruit als het klaar is? Wat zijn de kwaliteitscriteria?
- Tijd en geld. Zorg voor voldoende resources zoals tijd en geld.
- Tussenstappen. Je wilt niet micromanagen en je wilt je collega ook niet aan haar lot overlaten. Plan daarom samen voldoende tussentijds overleg.
- Motiveren. Je stimuleert nieuwe en creatieve manieren voor teamleden om hun doelen te bereiken. Het is belangrijk het verleden zoveel mogelijk los te laten.
- Creëer een motiverende omgeving. Motivatie is maatwerk. Soms helpt aanmoediging en soms helpt om iemand even met rust te laten. Vraag daarom voldoende: wat heb je van mij nodig? Zorg dat je makkelijk aanspreekbaar en bereikbaar bent.
- Fouten. Je tolereert risico’s en fouten en je gebruikt deze als leermomenten, in plaats van als bewijs dat je eigenlijk niet had moeten delegeren.
Bron: hbr.org
Voorbeelden van delegeren
Je wil graag duidelijk maken dat jij een ster bent in delegeren.
Dat doe je door concrete voorbeelden te geven:
- Je hebt ervaring met leidinggeven aan een team
- Kent de eigen sterke en zwakke punten, maar ook die van anderen
- Weet wat de talenten van anderen zijn
- Kijkt vooruit en ziet waar knelpunten in een planning zitten
- Kan op een uitnodigende manier instructies geven
- Weet anderen te motiveren om een taak op te pakken
- Werkt graag samen
- Voelt zich verantwoordelijk voor meer dan de eigen taken
Beschrijf ook concrete situaties waarin jij succesvol hebt gedelegeerd:
- Jij kwam in de knel met je planning en zocht een collega om taken van je over te nemen. Vertel hoe je dit hebt aangepakt.
- Je vroeg iemand om iets voor je te doen, maar diegene vond zichzelf niet goed genoeg. Hoe heb jij hem of haar overtuigd?
