In leidinggevende functies is delegeren een van de belangrijkste vaardigheden. Maar ook wie samenwerkt met anderen moet goed kunnen delegeren. Hoe toon je aan dat jij kunt delegeren en hoe ontwikkel je deze competentie? In dit artikel nemen we je mee in deze vaardigheid, met concrete voorbeelden van goed delegeren.
Inhoudsopgave
Wat betekent delegeren?
Delegeren is het uitbesteden van taken en verantwoordelijkheden aan anderen. Een ander kan werk in jouw naam doen of het volledig van je overnemen. Je wil dus niet alles zelf doen, maar weet hoe je dezelfde resultaten boekt door werk uit handen te geven.
Vaak is dit een competentie die hoort bij een leidinggevende, maar ook in andere functies kan dit een belangrijke vaardigheid zijn.
Waarom de competentie delegeren?
De competentie delegeren is van cruciaal belang in veel banen, omdat het niet alleen helpt om taken efficiënt te verdelen, maar ook bijdraagt aan de algehele productiviteit en werkdrukvermindering. Hier zijn enkele redenen waarom deze vaardigheid essentieel is:
- Efficiëntie verhogen: Door taken te delegeren, kun je jezelf concentreren op de belangrijkste verantwoordelijkheden die passen bij je rol, terwijl anderen de taken op zich nemen die zij beter kunnen uitvoeren. Dit voorkomt dat je overbelast raakt en zorgt ervoor dat werk sneller en efficiënter wordt uitgevoerd.
- Betrokkenheid en ontwikkeling van teamleden: Delegeren biedt teamleden de kans om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en verantwoordelijkheid te nemen. Dit verhoogt hun betrokkenheid bij het werk en kan leiden tot een sterker team.
- Bevorderen van samenwerking: Door taken te delen, wordt het werk verdeeld over verschillende mensen, wat samenwerking bevordert. Dit zorgt ervoor dat iedereen zijn sterke punten kan benutten, wat de kwaliteit van het werk verhoogt.
- Tijd besparen: Als je niet alles zelf doet, kun je meer tijd besteden aan strategische en belangrijke taken die bijdragen aan de groei van het bedrijf. Dit vergroot je productiviteit en helpt om meer werk in minder tijd te verzetten.
- Verantwoordelijkheid en vertrouwen opbouwen: Door anderen verantwoordelijk te maken voor bepaalde taken, bouw je vertrouwen op binnen je team. Het laat zien dat je vertrouwen hebt in hun capaciteiten, wat hun motivatie en werkplezier kan verhogen.
In veel professionele omgevingen, vooral in leidinggevende functies, is de vaardigheid om effectief te delegeren de sleutel tot succes, omdat het zowel de werklast verlicht als de teamdynamiek versterkt.
Valkuilen van delegeren
Er zijn 3 veelvoorkomende valkuilen als het gaat om delegeren.
- Alles zelf doen. Alles zelf willen doen omdat delegeren meer tijd kost. Het klopt dat werk waar jij goed in bent uitleggen aan collega’s vaak meer tijd kost dan het zelf doen de eerste keer. Maar na een paar keer delegeren ga je tijd besparen.
- Pas delegeren als je het druk hebt. Het is slimmer om al te beginnen met delegeren als je het nog rustig hebt. Dan heb je namelijk tijd om de ander te begeleiden.
- Je schuldig voelen. Hou in gedachte: delegeren is iets anders dan werk afschuiven. Er is werk dat past bij jouw functie en er is werk dat goed past een andere rol of functie. Als je goed delegeert, bied je de mogelijkheid aan iemand anders om te groeien en te leren.
Ontwikkelen van vermogen om te delegeren
Delegeren wordt vaak gezien als een leiderschapskwaliteit, maar ook teamleden kunnen soms taken aan elkaar toebedelen.
Wat je rol ook is, om te kunnen delegeren moet je weten wat de sterke punten van anderen zijn. Ook ben je in staat om goed overzicht te houden. Werknemers die graag zelf de controle houden, kunnen moeite hebben met delegeren.
Iemand die veel delegeert, kan daarentegen de indruk wekken zelf niets te willen doen. Jouw stijl van delegeren is daarom belangrijk. Communiceer transparant over de redenen dat je werk aan anderen toewijst. Sta ook open voor een afwijzing van een ander en respecteer grenzen.
Stappenplan
Een simpel en effectief stappenplan om het delegeren te verbeteren ziet er als volgt uit:
- De juiste persoon. Moet het werk snel gebeuren? Of wil je juist dat je collega iets nieuws leert? Kies op basis hiervan de juiste persoon en vertel ook waarom je deze persoon hebt uitgekozen.
- Verantwoordelijkheid en autonomie. Je bent helder over waar je collega verantwoordelijk voor is. En hoeveel vrijheid ze hebben om het project op te pakken.
- Het resultaat. Hoe ziet het werk of het project eruit als het klaar is? Wat zijn de kwaliteitscriteria?
- Tijd en geld. Zorg voor voldoende resources zoals tijd en geld.
- Tussenstappen. Je wilt niet micromanagen en je wilt je collega ook niet aan haar lot overlaten. Plan daarom samen voldoende tussentijds overleg.
- Motiveren. Je stimuleert nieuwe en creatieve manieren voor teamleden om hun doelen te bereiken. Het is belangrijk het verleden zoveel mogelijk los te laten.
- Creëer een motiverende omgeving. Motivatie is maatwerk. Soms helpt aanmoediging en soms helpt om iemand even met rust te laten. Vraag daarom voldoende: wat heb je van mij nodig? Zorg dat je makkelijk aanspreekbaar en bereikbaar bent.
- Fouten. Je tolereert risico’s en fouten en je gebruikt deze als leermomenten, in plaats van als bewijs dat je eigenlijk niet had moeten delegeren.
Bron: hbr.org
Voorbeelden van delegeren
Je wil graag duidelijk maken dat jij een ster bent in delegeren. Dat doe je door concrete voorbeelden te geven:
- Je hebt ervaring met leidinggeven aan een team
- Kent je eigen sterke en zwakke punten, maar ook die van anderen
- Weet wat de talenten van anderen zijn
- Kijkt vooruit en ziet waar knelpunten in een planning zitten
- Kan op een uitnodigende manier instructies geven
- Weet anderen te motiveren om een taak op te pakken
- Werkt graag samen
- Voelt zich verantwoordelijk voor meer dan de eigen taken
Beschrijf ook concrete situaties waarin jij succesvol hebt gedelegeerd:
- Jij kwam in de knel met je planning en zocht een collega om taken van je over te nemen. Vertel hoe je dit hebt aangepakt.
- Je vroeg iemand om iets voor je te doen, maar diegene vond zichzelf niet goed genoeg. Hoe heb jij hem of haar overtuigd?
