Kun jij goed regelen en afstemmen? Zorg jij altijd dat alles goed verloopt? Dan is deze competentie iets voor jou. Goed kunnen coördineren is nodig in veel verschillende functies, zelfs als je geen coördinator of leidinggevende bent. Hieronder lees je alles over de competentie coördineren, wat er allemaal bij komt kijken en wat voorbeelden zijn van coördinerende taken.
Inhoudsopgave
Wat is coördineren?
De betekenis van coördineren is dingen zo organiseren dat alles op elkaar afgestemd is.
Een synoniem is dan ook afstemmen, maar je kunt ook gewoon regelen zeggen. Het komt allebei neer op “zorgen dat alles goed verloopt”.
Bij het goed laten verlopen van processen komt veel kijken. Je moet niet alleen praktische zaken afstemmen, maar ook de behoeften van mensen. Daarbij moet je bovendien realistisch zijn over de mogelijkheden. Je bent constant bezig met aansturen of bijsturen.
De letterlijke betekenis van coördineren is rangschikken: je creëert orde door dingen naast elkaar te zetten. In het Engels noemen we deze competentie co-ordinating of coordinating, beide schrijfwijzen zijn toegestaan.
Verschil coördineren en leidinggeven
Leidinggeven is ook een competentie waar min of meer dezelfde vaardigheden bij komen kijken.
Het verschil tussen coördineren en leidinggeven is de mate van autoriteit en verantwoordelijkheid die je hebt:
- Leidinggeven is mensen aansturen, maar ook controle uitoefenen over hoe mensen hun werk uitvoeren, omdat jij de eindverantwoordelijke bent.
- Coördineren is het uitdelen van taken, de planning bijhouden en vooral bezig zijn met afstemmen van mensen en middelen. Soms kun je ook coachend optreden, maar niet sturend. Je bent niet persoonlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat.
We zien dat deze taken en functies in de praktijk vaak door elkaar lopen.
Een leidinggevende of manager heeft coördinerende taken en een coördinator kan in de praktijk de leiding hebben.
Functieomschrijvingen maken steeds vaker niet eens onderscheid tussen de rollen van coördinator en teamleider.
Als je solliciteert op een coördinerende functie, vraag dan dus altijd na wat je positie is binnen een team en hoeveel verantwoordelijkheid je persoonlijk draagt.
Waaruit blijkt dat je goed kunt coördineren?
Ook als je geen coördinator bent, is het nodig om goed te kunnen coördineren. Hoe weet je of je er talent voor hebt?
Dit zijn de kenmerken van een geboren coördinator:
- Je kunt goed overzicht houden, ook als er veel tegelijk gebeurt
- Je houdt altijd de planning in de gaten
- Je bent een kei in het luisteren naar de verschillende behoeften van mensen en die op elkaar afstemmen
- Je kunt goed delegeren, maar je houdt ook scherp in de gaten of alles goed verloopt
- Je kunt helder communiceren over je besluiten
Als je gaat solliciteren op een functie waarbij je deze competentie moet hebben, moet je aantonen dat je het aankunt om de spin in het web te zijn.
Gebruik concrete voorbeelden uit je werkpraktijk. Dit hoeft niet als coördinator te zijn, alle professionele vaardigheden die met plannen en afstemmen te maken hebben, komen van pas.
Ook hobby’s en vrijwilligerswerk kun je gebruiken om voorbeelden te vinden van situaties waaruit bleek dat jij ervaring hebt met een coördinerende rol aannemen.
Voorbeelden van coördineren op het werk
Coördinerende taken zijn alle taken die ervoor zorgen dat afzonderlijke mensen of instanties samenwerken. In sommige sectoren gaat het meer over productieprocessen in goede banen leiden.
Dit zijn voorbeelden van coördinerende taken in verschillende vakgebieden:
| Sector | Coördinerende taken (voorbeelden) |
| Sociaal werk | Het overleggen tussen verschillende professionals in een wijkteam; Afstemmen met aanvragers; Contact met de gemeente en instanties |
| Onderwijs | Docenten overleggen over de onderwijslijn en de voortgang van leerlingen; Een onderwijscoördinator regelt zowel praktische zaken als het curriculum |
| Zorg | Overleggen over patiënten en diagnoses; Evalueren binnen afdelingen; Voor meer voorbeelden zie het volgende kopje |
| Overheid | Plannen van werkbezoeken van personeel (bijv. controleurs van de Douane en Belastingdienst); |
| Facilitair | Reparaties inplannen als er een melding binnenkomt; Contracten beheren; Communiceren met leveranciers |
| Logistiek | Het plannen van zowel personeel als transport en voorraden |
| Commerciële sector | Als marketing manager moet je een marketingcampagne plannen en taken uitdelen aan de mensen in je team |
| Kunst en cultuur | Het afstemmen met vrijwilligers wanneer en waar ze komen werken; Tentoonstellingen in het museum regelen; Afstemmen van behoeften van artiesten voor techniek tijdens evenementen |
Of je nou een teamleider, projectcoördinator of een planner bent, je taken zijn vaak uiteenlopend en geen dag hetzelfde.
Coördineren in de zorg
Hierboven werden al een paar voorbeelden gegeven van coördinerende taken in de zorg.
In de zorg zijn veel functies waarin je zelf moet afstemmen en regelen, bijvoorbeeld als verpleegkundige.
Vanaf Hbo-niveau worden er in de zorg veel coördinerende vaardigheden van je verwacht, zoals:
- Zorg afstemmen met patiënten en zorgen dat ze meewerken aan hun behandelplan
- Behandelplannen opstellen met collega’s uit andere specialisaties
- Werken met een verpleegsysteem
- De kwaliteit en continuïteit van zorg bewaken
- Rapporteren naar verschillende partijen
- Een aanspreekpunt zijn voor patiënten en naasten
- Prioriteiten stellen en snel keuzes maken
Naast zorgverleners zijn er ook veel coördinerende kantoorbanen in de zorg.
Competentie coördineren ontwikkelen
Denk je dat je nog kunt werken aan je coördinerende vaardigheden?
Dit zijn verwante competenties en vaardigheden waar je aan kunt werken:
- Organiseren: hoe krijgen we voor elkaar wat er moet gebeuren?
- Delegeren: als je mensen moet inplannen en taken uitdelen, moet je ook goed weten wat ze kunnen.
- Plannen: wanneer moet wat gebeuren? Je moet ook rekening houden met obstakels, limieten en kaders, bijvoorbeeld de beschikbaarheid van mensen of materiaal
- Communiceren: je moet duidelijk uitleg geven over de keuzes die je maakt, helder communiceren over aanpassingen en luisteren naar de wensen die je moet afstemmen
- Controleren: je moet als je coördineert ook een vinger aan de pols houden om te controleren of alles goed gaat
Het is vooral belangrijk dat je goed overzicht leert houden en gestructureerd werken. Zet zaken op een rij, hou agenda’s bij en werk met to-dolijstjes.
Gerelateerd
Eigenaar van sollicitatieplatform beaks.nl waar hij kandidaten helpt met solliciteren, werk en carrière. Lees meer.
