Als je zoekt naar een nieuwe baan, kom je soms de competentie controleren of voortgangscontrole tegen in vacatures. Wat wordt er precies bedoeld met deze vaardigheid? In dit artikel lees je wat de competentie controleren inhoudt, met concrete voorbeelden van werkzaamheden waarin je te maken krijgt met nakijken, checken en het bewaken van de voortgang. Je leest ook hoe je op je cv en tijdens je sollicitatiegesprek aantoont dat jij de medewerker bent die dit goed kan.
Inhoudsopgave
Wat betekent controleren?
De competentie controleren betekent in staat zijn na te gaan of anderen de opgedragen taken hebben uitgevoerd en zo nodig bij te sturen. Dit gaat bijvoorbeeld om procedures overzien, teksten op fouten checken of de administratie nakijken. Volgens de Van Dale komt controleren neer op toezicht houden op een werking of werkzaamheid, en nagaan of iets klopt.
Bij de competentie draait het niet alleen om je eigen werk. Vooral het bewaken van de kwaliteit en de voortgang van een proces of een team staat centraal.
Controleren, voortgangscontrole of nauwkeurigheid?
Deze drie begrippen liggen dicht bij elkaar en worden in vacatures vaak door elkaar gebruikt. Toch is er een duidelijk verschil.
- Controleren. Nagaan of werkzaamheden kloppen en of afspraken worden nagekomen, en bijsturen waar dat nodig is. De nadruk ligt op het werk van anderen en op processen.
- Voortgangscontrole. Een specifieke vorm van controleren waarbij je de planning en de vorderingen bewaakt. Deze competentie hangt samen met plannen en organiseren.
- Nauwkeurigheid. Foutloos en precies werken in je eigen taken. Hier gaat het om je eigen oog voor detail. Lees meer over de competentie nauwkeurigheid.
Weet je welke van de drie in de vacature wordt bedoeld? Stem je voorbeelden daar dan op af.
Waarom is de competentie controleren belangrijk?
Op het werk worden fouten gemaakt, en fouten kosten tijd en geld. Met goed nakijkwerk voorkom je veel problemen voordat ze escaleren.
Daarom is het slim om te investeren in iemand die zorgvuldig een laatste check kan doen. Met oog voor detail bewaak je de voortgang en signaleer je op tijd wat er beter kan.
De competentie komt in veel functies terug. Denk aan een financieel controller die cijfers bewaakt, een kwaliteitsmedewerker in de productie, een administratief medewerker die facturen nakijkt, of een teamleider die de output van het team in de gaten houdt. In de techniek en de zorg is controle vaak zelfs een kwestie van veiligheid.
Voorbeelden van controleren
Tijdens je sollicitatie word je gevraagd om concrete voorbeelden van je vaardigheden. Zo geef je aan dat jij iemand bent met talent voor controleren:
- Doet altijd een dubbelcheck voordat je iets beweert
- Hecht belang aan nauwkeurig werken
- Leest mails na voordat je ze verstuurt
- Wijst anderen op een prettige manier op hun fouten
- Ziet snel kleine foutjes die anderen over het hoofd zien
- Onthoudt snel wat de juiste procedures zijn
- Voelt zich verantwoordelijk voor het resultaat, ook van een team
- Houdt binnen een project de voortgang bij en stuurt waar nodig bij
Het is ook slim om je ervaring met controleerwerk aan te tonen met een concreet voorbeeld. Denk aan een keer dat je een fout in een project ontdekte en daarmee grotere problemen voorkwam, of een procedure die je op eigen initiatief hebt verbeterd.
Controleren op je cv
Op je cv laat je de competentie het best zien met resultaten, niet met losse woorden als “controlerend” of “accuraat”. Begin je bulletpoints met het resultaat of de taak en maak het concreet. Een paar voorbeelden:
Kwaliteitscontrole op uitgaande klantcommunicatie ingericht en het aantal fouten in mailings fors teruggebracht
Wekelijkse voortgangscontrole van een team van 5 uitgevoerd en deelopleveringen tijdig bijgestuurd
Ontbrekende systeemtest 2 weken voor livegang gesignaleerd en een vertraagde uitrol voorkomen
Steekproefcontrole op uitgaande orders ingevoerd, waardoor verzendfouten en retouren afnamen
Foutcontrole op rapportages verzorgd voordat deze naar de klant gingen
Vervang deze voorbeelden door je eigen situatie en cijfers. Meer hierover lees je bij vaardigheden op je cv.
Controleren in je sollicitatiegesprek
In een sollicitatiegesprek krijg je vaak competentiegerichte vragen. De interviewer vraagt dan niet of je goed kunt controleren, maar naar een situatie waarin je het hebt laten zien. Vragen die je kunt verwachten:
- Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je een fout ontdekte die anderen over het hoofd hadden gezien?
- Hoe zorg je dat het werk van je team klopt zonder dat je als controleur overkomt?
- Vertel over een keer dat je door een controle een groter probleem hebt voorkomen.
- Hoe bewaak je de voortgang van taken die je aan anderen hebt overgedragen?
- Wat doe je als uit je controle blijkt dat iemand structureel fouten maakt?
Beantwoord dit soort vragen met de STARR-methode: Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Zo bouw je een kort en overtuigend verhaal op. Een uitgewerkt voorbeeld:
Situatie: In een implementatieproject voor een nieuw kassasysteem in 12 winkels leverden 5 teamleden losse onderdelen aan die samen op een deadline live moesten.
Taak: Als projectcoördinator moest ik bewaken dat elk onderdeel klopte en op tijd klaar was voordat we live gingen.
Actie: Ik maakte een overzicht met alle deelopleveringen en controlepunten en liep de status wekelijks met elk teamlid door. Twee weken voor de livegang ontdekte ik dat de koppeling met het voorraadsysteem niet was getest. Ik heb dit direct opgeschaald en samen met de ontwikkelaar een testronde ingepland.
Resultaat: We gingen zonder storingen live. Als het probleem pas na de livegang was ontdekt, had het de hele uitrol vertraagd.
Reflectie: Een vast controlemoment per teamlid brengt fouten veel eerder aan het licht dan 1 eindcontrole achteraf. Dat pas ik sindsdien standaard toe.
De valkuil van controleren
Zoals bij elke sterke eigenschap kun je in controleren doorslaan. Wie alles zelf wil nakijken, komt al snel terecht bij controledwang en micromanagement. De valkuil van perfectionisten is dat het nooit goed genoeg is, waardoor werk blijft liggen en collega’s zich gewantrouwd voelen.
Een interviewer waardeert het juist als je deze valkuil kent en er iets aan doet. Krijg je de vraag naar je valkuil, dan kun je controleren daar goed voor gebruiken:
Mijn valkuil is dat ik geneigd ben alles zelf te willen controleren. Ik bepaal daarom vooraf welke onderdelen echt een dubbelcheck nodig hebben en laat de rest los, zodat ik het overzicht houd zonder mijn collega's voor de voeten te lopen.
Controleren ontwikkelen
Je leert beter controleren door precies te weten hoe iets hoort te gaan. Als je de procedures en de regels kent, zie je sneller wat er nog niet klopt. Een paar manieren om deze competentie te versterken:
- Ken de norm. Je kunt pas goed controleren als je weet hoe het hoort. Verdiep je in de procedures, richtlijnen en kwaliteitseisen die voor je werk gelden.
- Werk met een checklist. Een vaste lijst met controlepunten voorkomt dat je onder tijdsdruk stappen overslaat.
- Bouw controle in het proces in. Een vast controlemoment tijdens het werk werkt beter dan een losse eindcheck achteraf.
- Geef opbouwende feedback. Benoem fouten zakelijk en oplossingsgericht, zodat de ander ervan leert. Goede communicatie voorkomt dat een terechte opmerking als kritiek overkomt.
- Weet wanneer je moet loslaten. Niet alles hoeft 100% gecontroleerd. Kies de punten waar een fout de meeste schade veroorzaakt en laat de rest los.
