Laatst bijgewerkt op

Time management op je werk: 7 praktische tips

Succesvolle mensen zijn goed in time management. Je bent productiever, efficiënter en je houdt simpelweg meer tijd over. Bekijk de beste time management tips met handige voorbeelden voor op je werk.

Time Management

Wat is time management?

Time management gaat om het slim verdelen van je taken over de tijd die je hebt. Je streeft naar efficiëntie maar blijft daarbij wel realistisch over je eigen werktempo.

Wist je dat...
...een recruiter slechts 7,4 sec naar je cv kijkt? Val op met een onweerstaanbaar CV! Download in PDF. Binnen 10 min klaar.
cv maken intro

Als je time management onder de knie hebt, zul je merken dat je ook productiever wordt.

Goede time management is ook anticiperen op de tijd van anderen: als jij iets van een ander moet krijgen om verder te kunnen, moet je ook incalculeren hoeveel tijd diegene nodig heeft.

Kenmerken van goede time management

Waar kun je iemand aan herkennen die goed is in het beheersen van zijn tijd? Waar voldoet zo iemand aan?

  • Haalt deadlines op tijd en behaald zijn doelen
  • Komt alle afspraken na, of laat het op tijd weten als dat niet lukt
  • Is realistisch over eigen kwaliteiten
  • Kan goed prioriteiten stellen
  • Laat zich niet afleiden voordat een taak af is
  • Streeft naar efficiëntie

Beter worden in tijdmanagement: 7 tips

Waar moet je beginnen? We hebben de beste tips voor je verzameld waarmee je direct van start kunt.

1. Heb een duidelijk doel

Actie ondernemen zonder heldere doelen is gevaarlijk want tijdverspilling ligt op de loer.

Bekijk de nieuwste vacatures

Je weet namelijk niet of je wel met de juiste zaken bezig.

Time management hangt nauw samen met het goed kunnen stellen van doelen in combinatie met het prioriteren hiervan.

Een goed omschreven doel is objectief en meetbaar. Iedereen moet direct begrijpen wat de bedoeling is bij een goed omschreven doel.

Het is essentieel om doelstellingen te hebben die SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Dit helpt om focus en richting te geven aan je inspanningen.

Professionele Sollicitatiebrief en CV nodig?
Deze online tool maakt een onweerstaanbare brief en cv binnen 15 min, volledig op maat

2. Analyseer hoe je nu je tijd besteed

Als je niet weet hoe je nu presteert, kun je ook niet meten of je beter wordt. Het begint dus allemaal met het in kaart brengen van je huidige activiteiten.

Hou in je agenda van uur tot uur bij waar jij je tijd aan besteed. Als je dit eenmaal goed in kaart hebt gebracht dan kun je:

  • Bepalen hoeveel werk je precies kunt verzetten in 1 dag
  • Identificeren van activiteiten die veel van je tijd opslurpen
  • Je focussen op werk waarmee je de grootste impact maakt

3. Geen to do lijst!

Deze stap is echt cruciaal om goed te worden in het beheersen van jouw tijd.

Maak niet alleen een to-do lijst, maar zorg er ook voor dat je agenda exact gevuld is met hetgeen je wil gaan doen die dag (of week).

De truc is vervolgens om je ook daadwerkelijk aan je agenda te houden.

Plan je dag, week of maand vooruit om te zien wat je moet doen en wanneer je het moet doen.

Zorg ervoor dat je je tijd niet verspilt aan dingen die niet belangrijk zijn.

Bekijk onderstaande video om te bekijken hoe dit in de praktijk werkt.

Wist je dat...
...als je binnen 4 dagen reageert op een vacature de kans maar liefst 65% groter is dat je wordt uitgenodigd?
vacatures

4. Prioriteer op een slimme manier

Zorg ervoor dat je de belangrijkste taken als eerste oppakt. Het is heel verleidelijk om je dag te beginnen met het wegwerken van je e-mails, maar het is ook een van de meest tijd verslindende bezigheden. En stel jezelf de vraag: is dit echt het belangrijkste wat je moet doen?

Een handige tool om je prioriteiten op orde te krijgen is de Eisenhower matrix. Deze tool helpt je met het prioriteren van taken door urgentie en belangrijkheid te benoemen.

Onderstaande afbeelding laat zien hoe het werkt.

eisenhouwer matrix

5. Groepeer taken die op elkaar lijken

Bespaar jezelf tijd en mentale vermoeidheid door allerlei soorten taken door elkaar te gaan doen. Je kunt veel beter gaan batchen. Dit is het groeperen van taken die op elkaar lijken. Dus als je eenmaal aan je e-mails begint is het handig om er een aantal te doen. Beantwoord dus niet iedere e-mail het moment dat deze binnenkomt.

Deze manier van werken is efficiënt omdat het wisselen van taken heel veel energie kost. Het duurt even voordat je gewend bent aan de nieuwe taak en voordat je je optimale snelheid bereikt.

Zet daarom ook je telefoon uit als je aan het werk bent. Iedere afleiding zal ervoor zorgen dat je je werk niet snel kunt afronden. Voorkom dus te allen tijde multi-tasken.

Bekijk onderstaande video hoe batching werkt.

CV met Impact
Je hebt maar één kans op een onuitwisbare eerste indruk
cv maken 30

6. Gebruik tijdslimieten

Als je last hebt van uitstelgedrag kun je gebruik maken van tools als de Pomodoro techniek of Agile methodes zoals timeboxing.

Hiermee zet je een tijdslimiet op je taken zodat je zeker weet dat je niet teveel kostbare tijd voldoet.

Bijkomend voordeel is dat omdat je jezelf een tijdslimiet oplegt je ook daadwerkelijk meer gefocust werkt.

In onderstaande video wordt de pomodoro techniek in 5 minuten uitgelegd.

7. Leer nee zeggen

Nee zeggen is van levensbelang bij het prioriteren van je taken. Als je alles wat je moet doen netjes in volgorde hebt staan van belangrijkheid, dan kun je ook snel inschatten of een nieuwe taak een plekje verdient op jouw lijst.

Je hebt meteen een mooie manier om iemand af te wijzen: je vertelt dat jet het graag oppakt, maar dat je nu belangrijkere zaken te doen hebt.

En tot slot:

Bekijk nog even onderstaande video voor een paar handige bonus tips over hoe jet het beste kunt omgaan met je tijd.

Professionele Motivatiebrief met de kracht van AI
Bekijk hoe je binnen 10 min een persoonlijke motivatiebrief schrijft met ChatGPT

chatgpt motivatiebrief

Waarom de vaardigheid time management?

Goed time management is cruciaal om meerdere redenen:

  1. Efficiëntie en productiviteit. Door je tijd effectief te beheren, kun je meer werk verzetten in minder tijd, wat leidt tot verhoogde productiviteit.
  2. Betere kwaliteit. Wanneer je niet gehaast bent en je tijd goed indeelt, kun je met meer aandacht en zorg aan taken werken, wat de kwaliteit van je werk ten goede komt.
  3. Stressvermindering. Door je taken en verantwoordelijkheden goed te plannen, verminder je de stress die ontstaat door last-minute deadlines en overweldigende to-do lijsten.
  4. Meer kansen op vooruitgang. Als je bekend staat om je goede time management, zal dat je kansen op professionele groei en ontwikkelingsmogelijkheden verbeteren.
  5. Balans tussen werk en privé. Door je werk effectief te beheren, creëer je meer tijd voor persoonlijke interesses, ontspanning en tijd met dierbaren. Kortom een betere werk-privé balans.
  6. Minder tijdverspilling. Door prioriteiten te stellen en je te concentreren op wat echt belangrijk is, voorkom je tijd te verspillen aan minder belangrijke activiteiten.
  7. Verhoogde energie. Een goed beheer van je tijd kan leiden tot meer energie, omdat je minder tijd verspilt aan onnodige taken en je energie kunt richten op wat echt telt.

In lijn met Charlie Munger’s mentale modellen, zou je kunnen zeggen dat goed time management een vorm van het ‘compounding’-principe is: de tijd en energie die je bespaart en optimaal benut, vermenigvuldigt zich over tijd, wat leidt tot exponentiële voordelen op lange termijn.

Solliciteren

Het is voor een organisatie belangrijk dat werk op tijd af komt. Een medewerker die goed is in time management heeft weinig begeleiding nodig om alles op tijd af te krijgen. Hij of zij weet wat belangrijk is en raakt niet te snel afgeleid.

Goede tijdmanagement draagt dus bij aan je betrouwbaarheid voor werkgevers.

Dus mocht je een gelegenheid zien tijdens je sollicitatiegesprek: laat dan zeker even vallen dat jij time management belangrijk vindt en hoe jij deze competentie beheerst.

Ook agile werken is een vorm van tijdmanagement: iedere sprint wordt er bekeken door het team hoeveel werk er kan worden gedaan.

Voorbeelden van competentie time management

Dit zijn concrete voorbeelden van gedrag waaruit goede tijdmanagement blijkt.

Als jij je erin herkent, kun je ze gebruiken bij jouw sollicitatie:

  1. Dagelijkse planning. Iemand die elke ochtend 10 minuten besteedt aan het plannen van de dag, prioriteiten stelt en taken toewijst aan specifieke tijdslots.
  2. Gebruik van technologie. Effectief gebruik van agenda’s en apps voor time management, zoals Google Calendar of Trello, om taken te organiseren en herinneringen in te stellen.
  3. Time blocking. Het indelen van de werkdag in blokken voor specifieke activiteiten, zoals e-mailbeheer, projectwerk, en vergaderingen, om focus en productiviteit te verhogen.
  4. Delegeren. Taken die anderen net zo goed of beter kunnen uitvoeren, delegeren, waardoor meer tijd overblijft voor taken die unieke expertise vereisen.
  5. Nee zeggen. Nee kunnen zeggen tegen taken of verzoeken die niet bijdragen aan persoonlijke of professionele doelen.
  6. Pauzes inplannen. Bewust pauzes inplannen om mentale vermoeidheid te voorkomen en de concentratie hoog te houden gedurende de dag.
  7. Voortgang bijhouden. Het bijhouden van voortgang op taken en projecten om zichtbaar te maken wat al bereikt is en wat nog gedaan moet worden.
  8. Reflectie. Aan het einde van de dag of week terugkijken op wat goed ging en wat verbeterd kan worden in time management.
  9. Vroeg opstaan. Een vroege start nemen om aan belangrijke taken te werken zonder afleidingen.
  10. Omgang met e-mail. Specifieke tijden kiezen om e-mail te checken en te beantwoorden, in plaats van constant reactief te zijn op binnenkomende berichten.

Mooie cv template nodig?

popup cv maken