Succesvolle mensen zijn goed in time management. Wat houdt deze vaardigheid precies in? Wat wordt er bij een sollicitatie bedoeld met de competentie time management? In dit artikel gaan we in op de definitie van deze vaardigheid. Ook vind je concrete voorbeelden voor als je gaat solliciteren.
Inhoudsopgave
Wat is time management?
Time management gaat om het slim verdelen van je taken over de tijd die je hebt. Je streeft naar efficiëntie maar blijft daarbij wel realistisch over je eigen werktempo.
Time management wordt in het Nederlands tijdmanagement genoemd.
Als je dit onder de knie hebt, zul je merken dat je ook productiever wordt.
Goede time management is ook anticiperen op de tijd van anderen: als jij iets van een ander moet krijgen om verder te kunnen, moet je ook incalculeren hoeveel tijd diegene nodig heeft.
(definitie tijdmanagement)
Beter worden in tijdmanagement
Je time management verbeteren begint bij realistisch zijn over je eigen mogelijkheden. Bij het maken van een planning maak je een inschatting van de tijd die je nodig hebt om een taak te voltooien. Je kunt het beste kijken naar hoeveel tijd je nodig had voor vergelijkbare werkzaamheden in het verleden.
Vervolgens stel je de juiste prioriteiten zodat je deadlines haalt en al je afspraken nakomt. Vermijd het om teveel te willen doen in te weinig tijd: door stress loopt je planning alleen maar vertraging op.
1. Heb een duidelijk doel
Actie ondernemen zonder heldere doelen is gevaarlijk want tijdverspilling ligt op de loer. Je weet namelijk niet of je wel met de juiste zaken bezig. Time management hangt nauw samen met het goed kunnen stellen van doelen in combinatie met het prioriteiten hiervan.
Je doelen helder omschreven helpt je kiezen om de juiste activiteiten te doen. Een goed doel is objectief en meetbaar. Iedereen begrijpt precies wat de bedoeling is bij een goed omschreven doel.
2. Analyseer hoe je nu je tijd besteed
Als je niet weet hoe je nu presteert, kun je ook niet meten of je beter wordt. Het begint dus allemaal met het in kaart brengen van je huidige activiteiten.
Hou in je agenda van uur tot uur bij waar jij je tijd aan besteed. Als je dit eenmaal goed in kaart hebt gebracht dan kun je:
- Bepalen hoeveel werk je precies kunt verzetten in 1 dag
- Identificeren van activiteiten die veel van je tijd opslurpen
- Je focussen op werk waarmee je de grootste impact maakt
3. Maak een dagelijks schema
Deze stap is echt cruciaal om goed te worden in het beheersen van jouw tijd. Maak niet alleen een to-do lijst, maar zorg er ook voor dat je agenda exact gevuld is met hetgeen je wil gaan doen die dag (of week).
De truc is vervolgens om je ook daadwerkelijk aan je agenda te houden.
4. Prioriteer op een slimme manier
Zorg ervoor dat je de belangrijkste taken als eerste oppakt. Het is heel verleidelijk om je dag te beginnen met het wegwerken van je e-mails, maar het is ook een van de meest tijd verslindende bezigheden. En stel jezelf de vraag: is dit echt het belangrijkste wat je moet doen?
Een handige tool om je prioriteiten op orde te krijgen is de Eisenhower matrix.
Deze tool helpt je met het prioriteren van taken door urgentie en belangrijkheid te benoemen.
Onderstaande afbeelding laat zien hoe het werkt.
5. Groepeer taken die op elkaar lijken
Bespaar jezelf tijd en mentale vermoeidheid door allerlei soorten taken door elkaar te gaan doen. Je kunt veel beter gaan ‘batchen’. Dit is het groeperen van taken die op elkaar lijken. Dus als je eenmaal aan je e-mails begint is het handig om er een aantal te doen. Beantwoord dus niet iedere e-mail het moment dat deze binnenkomt.
Deze manier van werken is efficiënt omdat het wisselen van taken heel veel energie kost. Het duurt even voordat je gewend bent aan de nieuwe taak en voordat je je optimale snelheid bereikt.
Zet daarom ook je telefoon uit als je aan het werk bent. Iedere afleiding zal ervoor zorgen dat je je werk niet snel kunt afronden. Voorkom dus te allen tijde multi-tasken.
6. Gebruik tijdslimieten
Als je last hebt van uitstelgedrag kun je gebruik maken van tools als de Pomodoro techniek of Agile methodes zoals timeboxing.
Hiermee zet je een tijdslimiet op je taken zodat je zeker weet dat je niet teveel kostbare tijd voldoet.
Bijkomend voordeel is dat omdat je jezelf een tijdslimiet oplegt je ook daadwerkelijk meer gefocust werkt.
7. Leer nee zeggen
Nee zeggen is van levensbelang bij het prioriteren van je taken. Als je alles wat je moet doen netjes in volgorde hebt staan van belangrijkheid, dan kun je ook snel inschatten of een nieuwe taak een plekje verdient op jouw lijst.
Je hebt meteen een mooie manier om iemand af te wijzen: je vertelt dat jet het graag oppakt, maar dat je nu belangrijkere zaken te doen hebt.
En tot slot:
Bekijk nog even onderstaande video voor een paar handige bonus tips.
Waarom de vaardigheid time management?
Het is voor een organisatie belangrijk dat werk op tijd af komt. Een medewerker die goed is in time management heeft weinig begeleiding nodig om alles op tijd af te krijgen. Hij of zij weet wat belangrijk is en raakt niet te snel afgeleid.
Goede tijdmanagement draagt dus bij aan je betrouwbaarheid voor werkgevers.
Dus mocht je een gelegenheid zien tijdens je sollicitatiegesprek: laat dan zeker even vallen dat jij time management belangrijk vindt en hoe jij deze competentie beheerst.
Kenmerken van goede time management
Waar kun je iemand aan herkennen die goed is in het beheersen van zijn tijd? Waar voldoet zo iemand aan?
- Haalt deadlines op tijd en behaald zijn doelen
- Komt alle afspraken na, of laat het op tijd weten als dat niet lukt
- Is realistisch over eigen kwaliteiten
- Kan goed prioriteiten stellen
- Laat zich niet afleiden voordat een taak af is
- Streeft naar efficiëntie
Voorbeelden van competentie time management
Dit zijn concrete voorbeelden van gedrag waaruit goede tijdmanagement blijkt.
Als jij je erin herkent, kun je ze gebruiken bij jouw sollicitatie:
- Je houdt agenda’s en schema’s bij voor het indelen van je tijd.
- Bij het beginnen aan een nieuw project, maak je eerst een planning.
- Als jij een taak krijgt die je nog niet eerder hebt gedaan, kun je snel inschatten hoeveel tijd het je gaat kosten.
- Agile werken is een vorm van tijdmanagement: iedere sprint wordt er bekeken door het team hoeveel werk er kan worden gedaan.
