9 Tips om te voorkomen dat werk e-mail je dag beheerst

Heb jij een gezonde relatie met je inbox? Teveel e-mail is een van de belangrijkste oorzaken van werkstress en concentratieproblemen. Ben je ook zoveel tijd kwijt aan je werkmail? Lees hieronder wat je kunt doen om beter om te gaan met e-mail, zowel op kantoor als na werktijd. Wij hebben 9 handige tips op een rijtje gezet om te voorkomen dat mail je werkdag beheerst.

werk e-mail

Waarom krijg je stress van werkmail?

Tijdens het werken ben je zo lang bezig met mails sturen en beantwoorden, dat je niet meer aan je andere werk toekomt.

Wist je dat...
...een recruiter 7,4 sec naar je cv kijkt? Val op met een onweerstaanbaar CV!

Of je kunt thuis niet goed ontspannen omdat je manager buiten werktijd mailt en verwacht dat je snel reageert.

Uit onderzoek blijkt dat voor de helft van de werknemers de vele werkmails een reden zijn om te willen stoppen met hun baan.

Zowel voor werknemers als voor leidinggevenden is het leren van betere e-mail management dus belangrijk voor een gezonde werksfeer.

8 tips voor betere e-mail management

Minder ruis en meer efficiëntie willen we allemaal. Dit zijn onze beste tips om beter om te gaan met werkmail.

1. Time management

Even mailen lijkt zo simpel, maar het kan veel energie slurpen om steeds maar bezig te zijn met inkomende berichten.

Beschouw daarom je mails als taken en pas de principes van time management toe.

  • Wat heeft prioriteit?
  • Welke mail kan nog even wachten?

2. Check je mail op vaste tijden

Dit is een extremere vorm van time management, maar kan heel effectief zijn om stress te verminderen.

Check bijvoorbeeld alleen je mail in de ochtend, of alleen aan het begin en het einde van je werkdag.

Het grote voordeel hiervan is dat je veel effectiever je mail afhandelt omdat je ineens een heleboel mails verwerkt in plaats van 1 of 2 per keer.

Professionele Sollicitatiebrief en CV nodig?
Maak online een onweerstaanbare brief en cv binnen 15 min, volledig op maat.

Daarnaast zul je zien dat mailtje die urgent lijken nar 24 uur dat al niet meer zijn. Het probleem is wellicht al opgelost of de zender van de e-mail heeft al een andere manier gevonden om antwoord te krijgen op zijn of haar vraag.

Je kunt een automatisch antwoord achterlaten waarin je aangeeft 2x per dag je e-mail te bekijken en dat je dus niet meteen reageert.

3. Spreek mailetiquette af

Niet iedereen mailt op dezelfde manier. Dit kan voor frustratie in een team zorgen. Maak dus duidelijke afspraken. Bijvoorbeeld:

  • Hoe om te gaan met mail buiten werktijd?
  • Wat kan er beter in een vergadering besproken worden?
  • Is het altijd nodig om iedereen in de CC te zetten?
  • Wat kan er beter via Whatsapp?

Door duidelijk hierover te communiceren met elkaar kan je komen tot een veel effectievere manier van samenwerken.

4. Geef je grenzen aan

Niet iedereen raakt van dezelfde dingen gestrest. Als je collega of leidinggevende je blijft mailen buiten werktijd, kan het best dat diegene daar zelf geen problemen mee heeft.

Wees dus duidelijk over wat jouw voorkeuren zijn en leer nee zeggen. Wees ook consequent en laat je niet overhalen om toch iets te doen dat niet de afspraak was.

5. Werkmail inplannen

Ben je zelf zo iemand die meteen mailt omdat je bang bent dat je het anders vergeet? Leer jezelf dan aan om het wel op te schrijven, maar niet meteen te sturen.

Je kunt in veel mailprogramma’s berichten inplannen om te verzenden. Schrijf de mail zodra je hem bedenkt, maar plan hem in om pas de volgende dag onder werktijd te verzenden.

6. Gebruik mapjes

Je mailbox organiseren kan al veel rust geven. Het aanmaken van folders en tags is een functie die veel mensen over het hoofd zien.

Bedenk een systeem dat voor jou werkt.

Categoriseer binnenkomende mails in verschillende soorten werk. Of sorteer ze naar urgentie.

Alleen al een mapje ‘Afgehandeld’ helpt om je inbox op te ruimen.

Je hoeft de mails die je hebt beantwoord nog niet weg te gooien, maar je zet ze wel op een andere plek.

7. Gebruik de juiste tools

Veel bedrijven gebruiken tools voor online samenwerken.

Lees je dus in over wat je mogelijkheden zijn met mail in jouw programma.

In een samenwerkingstool als Asana kun je bijvoorbeeld mails direct omzetten in een taak voor jezelf of een ander.

8. Vraag om een reactie

Soms is niet het krijgen van mail, maar het verzenden van mail de bron van stress. Je hebt een antwoord nodig van je collega maar die mailt niet terug.

Dit is iets dat je gewoon duidelijk moet uitspreken: geef in je mails aan wat je verwacht van de ontvanger. Geef een deadline voor wanneer je antwoord nodig hebt.

Snel een CV nodig?

Gemakkelijk invullen, professionele CV templates, direct te downloaden en klaar in 10 minuten!

Bijvoorbeeld: “Graag hoor ik voor a.s. maandag van je terug.”

9. Stel je antwoord uit

Als laatste tip geven we het tegenovergestelde van hierboven. Zit er iemand op jouw antwoord te wachten, maar kun je er op dit moment niets mee? Communiceer het.

Vaak is het geen probleem om even te wachten, als mensen tenminste weten wanneer ze wel antwoord krijgen.

Kant-en-klare CV templates
Binnen 10 minuten een elegant en creatief CV waarmee je meteen opvalt.
Voer je gegevens in, kies een CV template en download direct je CV!

 

Mooie cv template nodig?