Laatst bijgewerkt op

10 Tips om te voorkomen dat werkmail je dag (en je leven) beheerst

Heb jij een gezonde relatie met je inbox? Teveel werkmail is een van de belangrijkste oorzaken van werkstress en concentratieproblemen. Ben je ook zoveel tijd kwijt aan je werk e-mail? Bekijk 10 praktische tips om te voorkomen dat mail je werkdag beheerst.

werk e-mail

Werkmail en stress

  • Uit onderzoek blijkt dat voor 51% van de werknemers de vele werk e-mails een reden zijn om te willen stoppen met hun baan
  • Nederlands onderzoek laat zien dat de grote e-mailstroom bij 32% van de werknemers leidt tot stress
  • Volgens onderzoeksbureau Multiscope mailt en appt 40% van de werknemers elke dag met kantoor tijdens hun vakantie

Werkmails vormen dus een grote stressfactor voor veel mensen.

Wist je dat...
...een recruiter slechts 7,4 sec naar je cv kijkt? Val op met een onweerstaanbaar CV! Download in PDF. Binnen 10 min klaar.
cv maken intro

Je kunt thuis niet goed ontspannen omdat je manager buiten werktijd mailt en verwacht dat je snel reageert.

En bovendien:

Tijdens het werken ben je vaak zo veel tijd kwijt met mails sturen en beantwoorden, dat je niet meer aan je andere werk toekomt.

Zowel voor werknemers als voor leidinggevenden is het leren van betere e-mail management dus belangrijk voor een gezonde werksfeer.

10 Tips voor beter e-mail management

Meer efficiëntie en meer productiviteit willen we allemaal. Dit zijn 10 praktische tips om beter om te gaan met je werkmail.

1. Zet meldingen UIT

Eerder genoemd onderzoek laat zien dat maar liefst 90% van de ondervraagden de e-mailmeldingen heeft aanstaan.

De eerste tips is een eenvoudige: zet email notificaties nu uit.

En nog beter:

Professionele Sollicitatiebrief en CV nodig?
Deze online tool maakt een onweerstaanbare brief en cv binnen 15 min, volledig op maat

Zet je email programma uit en open het pas als jij er aan toe bent (zie tip 2).

Je kunt je werk niet doen als je continu wordt gestoord.

Dit geldt natuurlijk ook voor je smartphone!

2. Check je werkmail op vaste tijden

Dit is een hele effectieve tip om je productiviteit te verhogen.

Check bijvoorbeeld alleen je mail in de ochtend, of alleen aan het begin en het einde van je werkdag.

Het grote voordeel hiervan is dat je veel effectiever je mail afhandelt omdat je ineens een heleboel mails verwerkt in plaats van 1 of 2 per keer.

Daarnaast zul je zien dat mailtjes die urgent lijken na 8-12 uur dat vaak al niet meer zijn.

Het probleem is wellicht al opgelost of de zender van de e-mail heeft al een andere manier gevonden om antwoord te krijgen op zijn of haar vraag.

Je kunt eventueel een automatisch antwoord achterlaten waarin je aangeeft 2x per dag je e-mail te bekijken en dat je dus niet meteen reageert.

Bekijk hoe batching werkt in onderstaande video.

3. Time management

Even mailen lijkt zo simpel, maar het kan veel energie slurpen om steeds maar bezig te zijn met inkomende berichten.

Beschouw daarom je mails als taken en pas de principes van time management toe.

  • Wat heeft prioriteit?
  • Welke mail kan nog even wachten?

Je hoeft niet al je mail te beantwoorden: bekijk wat belangrijk is en focus daar je aandacht op.

4. Spreek mailetiquette af

Niet iedereen mailt op dezelfde manier. Dit kan voor frustratie in een team zorgen. Maak daarom duidelijke afspraken. Bijvoorbeeld:

  • Hoe om te gaan met mail buiten werktijd?
  • Wat kan er beter in een vergadering besproken worden?
  • Is het altijd nodig om iedereen in de CC te zetten?
  • Wat kan er beter via Whatsapp?

Door duidelijk hierover te communiceren met elkaar kan je komen tot een veel effectievere manier van samenwerken.

5. Geef je grenzen aan

De werk-inbox blijft buiten kantooruren voor velen niet ongelezen.

CV met Impact
Je hebt maar één kans op een onuitwisbare eerste indruk
cv maken 30

Een kwart van de werknemers ontvangt en leest zakelijke e-mail op de smartphone die ze ook privé gebruiken, en checkt deze mail ook ’s avonds en in het weekend.

Als je collega of leidinggevende je blijft mailen buiten werktijd, kan het best dat diegene daar zelf geen problemen mee heeft.

Wees daarom duidelijk over wat jouw voorkeuren zijn en leer nee zeggen.

Blijf consequent en laat je niet overhalen om toch iets te doen dat niet de afspraak was.

6. Plan je werkmail in

Ben je zelf zo iemand die meteen mailt omdat je bang bent dat je het anders vergeet?

Leer jezelf dan aan om het wel op te schrijven, maar niet meteen te versturen.

Je kunt in veel mailprogramma’s berichten inplannen om te verzenden.

Schrijf de mail zodra je hem bedenkt, maar plan hem in om pas de volgende dag onder werktijd te verzenden.

Zo heb je nog even de tijd om de mail aan te passen of wellicht helemaal niet meer te versturen als je vraag al is beantwoord (bijvoorbeeld in een meeting).

Professionele Motivatiebrief met de kracht van AI
Bekijk hoe je binnen 10 min een persoonlijke motivatiebrief schrijft met ChatGPT

chatgpt motivatiebrief

7. Gebruik mapjes

Je mailbox organiseren kan al veel rust geven.

Het aanmaken van folders en tags is een functie die veel mensen over het hoofd zien.

Bedenk een systeem dat voor jou werkt.

Categoriseer binnenkomende mails in verschillende soorten werk.

Of sorteer ze naar urgentie.

Je hoeft de mails die je hebt beantwoord nog niet weg te gooien, maar je zet ze wel op een andere plek.

Een slimme methodiek is Inbox Zero, zo werkt het:

8. Gebruik de juiste tools

Veel bedrijven gebruiken tools voor online samenwerken zoals Teams of Slack.

Bekijk wat de mogelijkheden zijn van deze programma’s om email te beperken.

In een samenwerkingstool als Asana kun je bijvoorbeeld mails direct omzetten in een taak voor jezelf of een ander.

En in Teams kan een chatgroep veel efficiënter werken dan de hele tijd heen en weer mailen.

9. Vraag om een reactie

Soms is niet het krijgen van mail, maar het verzenden van mail de bron van stress.

Je hebt een antwoord nodig van je collega maar die mailt niet terug.

Dit is iets dat je gewoon duidelijk moet uitspreken:

  • Geef in je mails aan wat je verwacht van de ontvanger.
  • Noem een deadline voor wanneer je antwoord nodig hebt.
  • Vertel altijd de reden waarom je iets vraagt. Onderzoek toont aan dat iemand dan sneller geneigd is om je te helpen.

Bijvoorbeeld:

Graag hoor ik voor a.s. maandag van je terug want dinsdag moet ik de presentatie al geven.

10. Stel je antwoord uit

Als laatste tip geven we het tegenovergestelde van hierboven.

Alles in 1 Sollicitatietool
Maakt snel je CV, schrijft je sollicitatiebrief en geeft relevante vacatures

Zit er iemand op jouw antwoord te wachten, maar kun je er op dit moment niets mee?

Communiceer dan wanneer je wel tijd hebt.

Vaak is het geen probleem om even te wachten, als mensen tenminste weten wanneer ze wel antwoord krijgen.

Mooie cv template nodig?

popup cv maken