Veel recruiters gebruiken software om hun werk te vergemakkelijken. Een voorbeeld van deze software is een recruitmentsysteem of een ATS. En als je weet hoe deze systemen werken, kun jij hier je voordeel mee doen bij het maken van je cv.
Inhoudsopgave
Wat is een ATS?
ATS staat voor Applicant Tracking System. Vrij vertaalt staat dit voor een kandidaat volg systeem. Recruiters gebruiken het om de werving- en selectie procedure te automatiseren.
Het is een softwarepakket waarmee:
- de binnenkomende cv’s worden geladen en waarin de recruiter eenvoudig kan zoeken
- Eenvoudig filteren op opleiding, werkniveau en andere belangrijke zaken
- Cv’s kunnen makkelijk worden gelabeld en gerangschikt
- Geautomatiseerd mails versturen naar de kandidaat. Denk aan een bedank mail, een afwijzing of een uitnodiging.
- Ook kunnen recruiters de kandidaten makkelijk volgen in het gehele sollicitatieproces. Van de ontvangst van het cv tot aan de uiteindelijke indiensttreding.
Andere namen voor ATS
Naast de naam ATS worden ook wel de volgende termen gebruikt:
- Recruitmentsysteem
- Candidate Relationship Management (CRM)
- Talent Management Systems (TMS)
- Sollicitanten Volg Systeem (SVS)
Al deze benamingen verwijzen naar hetzelfde type softwarepakket of een cloud based oplossing.
Er zijn wel 40-50 verschillende pakketten beschikbaar.
Hoe werkt een ATS?
Maar hoe werkt een ATS nu precies en waar moet jij als sollicitant precies rekening mee houden?
Hieronder volgt een korte opsomming van hoe een ATS werkt:
- Het ATS haalt de belangrijkste onderdelen uit je cv en plaatst deze in zijn database
- De recruiter kan kernwoorden toevoegen waar ze op wil selecteren
- Het ATS zoekt op basis van deze kernwoorden in de database met cv’s
- Automatisch volgt een ranking van de cv’s die het beste aansluiten op wat de recruiter wenst
- De recruiter kan snel door de resultaten scannen en aangeven wie er op gesprek mogen komen
Je merkt al dat het benoemen van kernwoorden van grote waarde zijn bij het geselecteerd worden.
Hierover later meer.
Koppeling tussen een ATS en LinkedIn
De nieuwste ATS pakketten bieden een functie waarin je gemakkelijk de data van LinkedIn kunt inladen.
Zo kan een recruiter ook snel een beeld van jouw online profiel krijgen.
Wie gebruikt een ATS?
ATS is met name handig als je veel sollicitaties binnen krijgt.
Het wordt dan ook met name gebruikt door recruiters van grote bedrijven.
Denk hierbij aan organisaties die per vacature duizenden aanmeldingen krijgen.
In Nederland zijn dit bijvoorbeeld bedrijven als Vodafone, Ahold, KPN, Randstad en Deloitte.
Dus solliciteer je bij een grote organisatie?
Dan is de kans groot dat je te maken gaat krijgen met een ATS.
Hoe merk je dat je te maken hebt met een ATS?
Meestal weet je als sollicitant dat je te maken hebt met een ATS doordat je een online formulier moet invullen.
Vaak opent zich een applicatie die er anders uitziet dan de recruitment site van de organisatie.
Iedere kandidaat krijgt online dezelfde vraag te zien en de computer verzamelt netjes alle data aan de achterkant zodat de recruiter eenvoudig kan zoeken in het systeem.
Ook kun je het vaak zien aan de URL van de website waar je op dat moment je cv gegevens invult of moet uploaden.
Maar eerlijk gezegd heb je het niet altijd in de gaten.
De nieuwste systemen kunnen eenvoudig Word bestanden en PDFjes inlezen.
Je doet er dus goed aan om je cv altijd ATS vriendelijk te maken.
Maar hoe doe je dat?
Hoe optimaliseer je je cv voor een ATS?
Maar waar moet je nu precies op letten tijdens je sollicitatie?
Hoe zorg je ervoor dat jij bovenaan het lijstje met kandidaten komt, die worden uitgenodigd?
Hieronder sommen we de belangrijkste tips voor je op.
En als je een oud cv update, zorg er dan ook voor dat je alle genoemde punten goed opvolgt.
1. Gebruik de juist key words
Een ATS is gek op trefwoorden.
Ga maar na: het is een vrij dom stukje software dat enkel zoekt op trefwoorden.
Zie het als een simpele variant van Google.
Ook Google is met name goed in het herkennen van tekst.
Afbeeldingen herkennen is veel lastiger.
Het is dus verstandig om de juiste trefwoorden terug te laten komen in de teksten die je invult.
Lees goed de vacaturetekst door en zorg dat je alle kernwoorden terug laat komen in je sollicitatie.
Maar ook alle competenties en vaardigheden waar ze naar op zoek zijn.
Gebruik af en toe synoniemen en vermijd afkortingen.
2. Gebruik correcte functietitels
Gebruik de juiste term voor je functietitel.
Organisaties hebben nog weleens de neiging om zelf functietitels te verzinnen die buiten de organisatie niet voorkomen.
Zorg er daarom altijd voor dat je de meest gangbare functietitel gebruikt.
Misschien moet je Marketing Manager wel wijzigen in Head of Marketing als dit beter aansluit bij de vacature.
Ook als de recruiter zelf je cv leest, begrijpt ze in ieder geval sneller wat je doet.
3. Benoem relevante competenties en vaardigheden
Je weet vast al dat je de juiste competenties en vaardigheden moet vermelden op je cv.
Maar vanwege een mogelijk ATS is dit nog meer van belang.
Omschrijf concreet je verantwoordelijkheden.
Dus niet: team player, communicatief of perfectionistisch.
Maar: P&L verantwoordelijk, projectleider of nieuwe proposities gelanceerd.
Zorg ervoor dat je resultaten tastbaar worden en je cv duidelijk laat zien wat je bereikt hebt.
Welke kwalificaties zijn relevant voor de vacature?
Denk aan software skills, digitale vaardigheden, certificeringen of bepaalde cursussen.
Ook deze moet je benoemen in je cv om opgemerkt te worden door de algoritmes.
4. Gebruik de juiste lay-out
Hou het gebruik van iconen en afbeeldingen beperkt.
De meeste ATS systemen hebben moeite met afbeeldingen zoals eerder gezegd.
Een professionele profielfoto op je cv kan geen kwaad.
Het blijft interessant voor een recruiter om bij de definitieve selectie even te zien hoe je eruit ziet.
De nieuwste systemen herkennen ook een foto en plaatsen deze ook in het systeem.
Hou de cv template verder clean en netjes uitgelijnd.
Gebruik niet teveel verschillende lettertypes en niet teveel verschillende soorten bold en italic.
Ook tabellen kun je beter achterwege laten:
niet alle ATS systemen zijn intelligent genoeg om hier iets van te snappen.
5. Zorg voor een up-to-date LinkedIn profile
Zorg er ook voor dat je LinkedIn profiel up-to-date is!
Zoals eerder genoemd gebruikt een ATS steeds vaker ook deze data om een totaalbeeld van je te krijgen.
Bovendien zorg je op deze manier voor consistentie tussen je cv en je online profiel.
Eigenaar van sollicitatieplatform beaks.nl waar hij kandidaten helpt met solliciteren, werk en carrière. Lees meer.
