Wil je een zakelijke brief schrijven, maar weet je niet precies hoe? Je bent niet de enige. De zakelijke brief heeft een vaste opbouw met regels die je waarschijnlijk ooit op school hebt geleerd, maar inmiddels bent vergeten. In dit artikel lees je precies hoe je een zakelijke brief opstelt, welke onderdelen erin horen en welke fouten je moet vermijden. Je vindt hier ook kant-en-klare voorbeelden die je direct kunt gebruiken.
Inhoudsopgave
Wat is een zakelijke brief?
Een zakelijke brief is een formeel schrijven dat je stuurt naar een bedrijf, organisatie of instantie. Denk aan een sollicitatiebrief, een klachtenbrief, een opzegbrief of een verzoek om informatie. Het grote verschil met een informeel bericht aan een vriend is de toon en de vaste structuur. Een zakelijke brief volgt een duidelijke indeling zodat de ontvanger direct weet wie je bent, waarover je schrijft en wat je van hem of haar verwacht.
Hoewel we tegenwoordig bijna alles per e-mail versturen, is de zakelijke brief nog steeds relevant. Denk aan officiële bezwaarschriften, contractopzeggingen of sollicitaties waarbij je een motivatiebrief als bijlage meestuurt. De regels voor de opbouw zijn grotendeels hetzelfde gebleven, al zijn sommige onderdelen minder strikt als je per e-mail communiceert.
Voorbeeld zakelijke brief (sollicitatie)
Hieronder vind je een compleet voorbeeld van een zakelijke brief. In dit geval gaat het om een sollicitatiebrief. Verderop in het artikel vind je ook een voorbeeld van een klachtenbrief.
Bas van Wijk
Voorbeeldstraat 123
1234 AB, Den Haag
E-mail: basvanwijk@mail.nl
Telefoon: 06 1234 5678
Den Haag, 23 februari 2026
Lidl Nederland
T.a.v. mevrouw A. Jansen
Industrieweg 10
1000 AA, Amsterdam
Betreft: sollicitatie Assistent Marketing Manager
Beste mevrouw Jansen,
Van de vele supermarkten in mijn buurt ga ik het allerliefste naar de Lidl. Vandaar dat ik met veel enthousiasme solliciteer op de functie van Assistent Marketing Manager.
Als recent afgestudeerde in marketing breng ik een frisse blik, gedrevenheid en de nieuwste inzichten mee om bij te dragen aan de ambities van Lidl. Tijdens mijn studie heb ik een sterke interesse ontwikkeld in de dynamiek van de retailsector. Bij Lidl zie ik de perfecte omgeving om mijn kennis van retailmarketing te combineren met mijn ambitie om impact te maken.
De retailsector is voortdurend in beweging en ik ben ervan overtuigd dat mijn academische kennis en mijn vermogen om snel te leren mij in staat stellen effectief bij te dragen aan het team. Ik ben bijzonder geïnteresseerd in de manier waarop Lidl innovatie en klantgerichtheid combineert om voorop te blijven lopen in de markt.
Ik kijk uit naar de mogelijkheid om mijn motivatie en ideeën persoonlijk met u te bespreken. Mijn cv vindt u als bijlage.
Met vriendelijke groet,
Bas van Wijk
Bijlage: curriculum vitae
Opbouw zakelijke brief
Een zakelijke brief heeft een vaste structuur die ervoor zorgt dat je boodschap professioneel overkomt. Volgens Taaladvies.net is de meest gebruikelijke opmaak de ‘nieuwe Amerikaanse indeling’, waarbij elk onderdeel links uitgelijnd begint en alinea’s worden gescheiden door een witregel. Hieronder vind je alle onderdelen met uitleg en voorbeelden.
1. Afzendergegevens
Een zakelijke brief begint met je eigen naam en contactgegevens. De ontvanger weet dan meteen van wie de brief afkomstig is.
Bas van Wijk
Voorbeeldstraat 123
1234 AB, Den Haag
E-mail: basvanwijk@mail.nl
Telefoon: 06 1234 5678
Verstuur je de brief per e-mail? Dan staan je gegevens automatisch in de e-mail. Je kunt de afzendergegevens in dat geval weglaten of verkort opnemen. Bij een formele brief als bijlage (bijvoorbeeld een sollicitatiebrief in PDF) is het gebruikelijk om ze wel op te nemen.
2. Dagtekening
De dagtekening vermeldt de plaats en datum waarop je de brief hebt geschreven. Volgens de richtlijnen van Taaladvies.net schrijf je de maand met een kleine letter en het jaartal met 4 cijfers.
Den Haag, 15 februari 2026
Bij een e-mail is de dagtekening niet strikt noodzakelijk omdat de verzenddatum automatisch wordt vastgelegd. Toch geeft het je brief een professionele uitstraling als je het toevoegt.
3. Geadresseerde
Nu volgen de naam en het adres van de ontvanger. Als je de brief richt aan een specifieke persoon binnen een bedrijf, gebruik je de afkorting “T.a.v.” (ter attentie van).
Lidl Nederland
T.a.v. mevrouw A. Jansen
Industrieweg 10
1000 AA, Amsterdam
Bij een e-mail kun je dit onderdeel weglaten. Het is vooral belangrijk als je de brief per post verstuurt, zodat hij bij de juiste persoon terechtkomt.
4. Betreft/onderwerp
Met de betreft-regel maak je in één zin duidelijk waar je brief over gaat. Volgens Taaladvies.net schrijf je het woord “Betreft” met een hoofdletter, gevolgd door een dubbele punt. Het onderwerp zelf begint met een kleine letter.
Betreft: sollicitatie Assistent Marketing Manager
Betreft: klacht over bestelling #12345
Betreft: opzegging abonnement per 1 maart 2026
Verstuur je een e-mail? Dan neem je het onderwerp op in de onderwerpregel van de e-mail. Je kunt het daarnaast ook in de brief zelf herhalen.
5. Aanhef
De aanhef is de begroeting waarmee je brief begint. De keuze hangt af van de formaliteit van je brief en of je de naam van de ontvanger weet.
Formeel:
Geachte mevrouw Jansen,
Geachte heer Van den Berg,
Iets minder formeel, maar nog steeds zakelijk:
Beste mevrouw Jansen,
Beste heer Van den Berg,
Als je de naam niet weet:
Geachte heer/mevrouw,
Probeer altijd de naam van de ontvanger te achterhalen. Een persoonlijke aanhef maakt je brief sterker. Je kunt vaak de naam vinden op de website van het bedrijf, op LinkedIn, of door even te bellen. Meer hierover lees je in het artikel ‘Geachte heer/mevrouw’ in je sollicitatiebrief.
Na de aanhef volgt een komma. De eerste zin van je brief begint daarna toch met een hoofdletter.
6. Inleiding
In de eerste alinea maak je direct duidelijk waarom je de brief schrijft. Kom snel ter zake. De ontvanger wil niet eerst 3 zinnen context lezen voordat hij begrijpt waar je brief over gaat.
Snel een CV nodig?
Probeer deze handige CV tool en download binnen 10min je CV in PDF format
Bij een sollicitatiebrief is het extra belangrijk om te beginnen met een sterke openingszin die de lezer meteen overtuigt om door te lezen.
Met veel interesse las ik de vacature voor Projectmanager op jullie website. Met mijn 5 jaar ervaring in projectmanagement binnen de IT-sector, ben ik ervan overtuigd dat ik een waardevolle toevoeging ben aan jullie team.
Bij een klachtenbrief:
Op 3 januari 2026 heb ik bij u een wasmachine besteld (ordernummer #12345). Helaas is het apparaat beschadigd afgeleverd. Via deze brief wil ik u verzoeken dit op te lossen.
7. Kern
Na de inleiding volgt de kern van je brief. Hier onderbouw je je boodschap met argumenten, details en voorbeelden. Houd dit deel beknopt: mik op maximaal 300 woorden, verdeeld over 2 tot 3 alinea’s.
In een motivatiebrief beschrijf je hier waarom je geschikt bent voor de functie. In een klachtenbrief geef je een duidelijke omschrijving van het probleem en wat je verwacht.
Een paar tips voor de kern van je brief:
- Eén boodschap per alinea. Zo blijft je brief overzichtelijk en makkelijk te lezen.
- Wees concreet. Noem data, bedragen, ordernummers of andere specifieke gegevens die je verhaal onderbouwen.
- Schrijf actief. “Ik verzoek u” is sterker dan “er wordt verzocht”.
8. Afsluiting
In de laatste alinea rond je je brief af. Vat kort samen wat je van de ontvanger verwacht of welke actie je hoopt dat hij of zij onderneemt.
Ik hoor graag van u hoe u dit probleem wilt oplossen. U kunt mij bereiken op bovenstaand telefoonnummer of e-mailadres.
Bij een sollicitatiebrief:
Graag licht ik mijn motivatie en ervaring toe in een persoonlijk gesprek. Mijn cv vindt u als bijlage.
Meer voorbeelden van een goede afsluiting.
9. Slotgroet
Met een slotgroet sluit je je brief af. De meest gebruikelijke opties:
Met vriendelijke groet,
Bas van Wijk
“Met vriendelijke groet” is de standaard en werkt in vrijwel elke situatie. “Hoogachtend” klinkt wat formeler en wordt tegenwoordig minder vaak gebruikt. Vermijd verouderde formuleringen zoals “Hopende u hiermede van dienst te zijn geweest”.
10. Ondertekening
Onder je naam kun je eventueel een handtekening plaatsen. Bij een brief per post is dat gebruikelijk. Bij een digitale brief kun je een ingescande handtekening gebruiken, maar dat is niet verplicht.
11. Bijlagen
Als je documenten meestuurt, vermeld je dit onderaan je brief. Denk aan een cv, diploma’s of andere relevante documenten.
Bijlage: curriculum vitae
Bijlagen: curriculum vitae, getuigschrift
Voorbeeld zakelijke brief (klacht)
Niet elke zakelijke brief is een sollicitatiebrief. Hieronder vind je een voorbeeld van een klachtenbrief. De opbouw is hetzelfde, maar de toon en inhoud zijn anders.
Lisa de Groot
Kerkstraat 45
2000 CD, Haarlem
E-mail: lisadegroot@mail.nl
Telefoon: 06 9876 5432
Haarlem, 10 februari 2026
Webshop BV
T.a.v. de klantenservice
Postbus 500
3000 AA, Rotterdam
Betreft: klacht over beschadigde levering, ordernummer #56789
Geachte heer/mevrouw,
Op 28 januari 2026 heb ik via uw webshop een boekenkast besteld (ordernummer #56789). Het artikel is op 4 februari afgeleverd, maar helaas bleek de kast bij aankomst beschadigd. De zijpanelen vertonen diepe krassen en de bovenplaat is gescheurd.
Ik heb op 5 februari contact opgenomen met uw klantenservice via e-mail, maar tot op heden geen reactie ontvangen. Dat vind ik teleurstellend, zeker gezien het aankoopbedrag van 349 euro.
Graag ontvang ik binnen 14 dagen een oplossing. Mijn voorkeur gaat uit naar een vervangende levering van een onbeschadigd exemplaar. Mocht dat niet mogelijk zijn, dan verzoek ik u het volledige aankoopbedrag te restitueren. Foto's van de schade vindt u als bijlage.
Ik hoor graag van u.
Met vriendelijke groet,
Lisa de Groot
Bijlage: foto's beschadiging (3 stuks)
Zakelijke brief vs. zakelijke e-mail
Hoewel de inhoud grotendeels overeenkomt, zijn er een paar praktische verschillen tussen een zakelijke brief en een zakelijke e-mail.
- De adresgegevens van de ontvanger neem je niet op in een e-mail. Die staan immers al in het “Aan”-veld. Je eigen afzendergegevens kun je opnemen in een e-mailhandtekening onderaan je bericht.
- De betreft-regel wordt in een e-mail vervangen door de onderwerpregel. Zorg ervoor dat die kort en duidelijk is. “Sollicitatie Assistent Marketing Manager – Bas van Wijk” is beter dan alleen “Sollicitatie”.
- Bij bijlagen vermeld je in een e-mail bovenaan of onderaan je bericht welke bestanden je hebt toegevoegd. Controleer altijd dubbel of de bijlagen daadwerkelijk zijn meegezonden, want dat vergeten is een veelgemaakte fout.
- De toon van een zakelijke e-mail is vaak iets minder formeel dan die van een brief per post. “Beste” als aanhef is in een e-mail gebruikelijker dan “Geachte”, tenzij het om een zeer formele situatie gaat.
Verder geldt: de structuur van inleiding, kern en afsluiting blijft hetzelfde. Of je nu een brief of een e-mail schrijft, een heldere opbouw maakt je boodschap sterker.
Tips voor een sterke zakelijke brief
Een goede zakelijke brief valt of staat met de details. Hieronder de belangrijkste aandachtspunten.
Kom snel ter zake
De ontvanger van je brief heeft het druk. Maak in de eerste zin al duidelijk waarom je schrijft. Bewaar de achtergrondinfo voor de kern van je brief. Zeker bij een sollicitatiebrief is de eerste indruk belangrijk: een sterke openingszin kan het verschil maken.
Houd het kort
Beperk je brief tot 1 A4. Dat is ongeveer 300 tot 400 woorden. Lange brieven worden minder goed gelezen. Elke zin moet bijdragen aan je boodschap. Als een zin geen nieuwe informatie toevoegt, schrap hem.
Gebruik een professionele maar toegankelijke toon
Schrijf zakelijk, maar vermijd stijve formuleringen. “Hierbij deel ik u mede” klinkt alsof je in 1950 leeft. “Via deze brief wil ik u laten weten” is moderner en net zo professioneel. Schrijf zoals je zou praten in een zakelijk gesprek: beleefd, duidelijk en to the point.
Controleer spelling en grammatica
Een brief met spelfouten maakt een slechte indruk. Lees je brief altijd minstens 1 keer na. Laat hem bij voorkeur ook door iemand anders lezen. Veelgemaakte fouten zijn dt-fouten, tikfouten in namen en het vergeten van bijlagen.
Maak het persoonlijk
Gebruik de naam van de ontvanger in de aanhef. Verwijs waar mogelijk naar een specifiek gesprek, vacature of situatie. Dat laat zien dat je je brief niet als massaproductie hebt opgesteld, maar echt moeite hebt gedaan.
Sluit af met een duidelijke actie
Vertel de ontvanger wat je verwacht. Wil je gebeld worden? Een bevestiging ontvangen? Uitgenodigd worden voor een gesprek? Maak het concreet. Een vage afsluiting zoals “ik hoor graag van u” is beter dan niets, maar “graag ontvang ik binnen 2 weken uw reactie” is krachtiger.
