Je bent gevraagd om een referentiebrief te schrijven. Hoe gaat dat in zijn werk? Hoe schrijf je een goede aanbeveling? Hieronder leggen we uit wat je in een referentie kan zetten, stap voor stap met voorbeelden en handige tips.
Inhoudsopgave
Wat is een referentiebrief?
Een referentie wordt ook wel een aanbeveling genoemd. In een referentiebrief vertelt een oud-werkgever of -collega waarom een sollicitant een goede kandidaat is voor een nieuwe baan. Het nieuwe bedrijf krijgt zo een betere indruk van de sollicitant. Het is betrouwbaar bewijs voor het verhaal dat diegene zelf vertelt. Vaak is het een leidinggevende of senior collega die de brief schrijft.
Referenties zijn niet verplicht om te geven, maar kunnen enorm waardevol zijn bij een sollicitatie. Je kunt als briefschrijver echt het verschil maken. Als je graag wil helpen, is het een kleine moeite om een korte aanbeveling te schrijven.
Gerelateerd
Verschil referentiebrief en aanbevelingsbrief
Een referentiebrief is niet helemaal hetzelfde als een aanbevelingsbrief. Hoewel de opzet en het doel grotendeels hetzelfde zijn, is een referentiebrief heel algemeen, terwijl een aanbevelingsbrief:
- aan een specifieke ontvanger gericht is
- betrekking heeft op een toekomstige functie
| Referentiebrief | Aanbevelingsbrief | |
|---|---|---|
| Doel | Bevestigt dat iemand heeft gewerkt, gestudeerd, of een bepaalde relatie heeft gehad met de referent. | Promoot de persoon actief voor een specifieke positie, programma, of gelegenheid. |
| Focus | Feitelijke informatie, zoals datums van dienstverband, posities en verantwoordelijkheden. | Subjectieve meningen, vaak gericht op vaardigheden, prestaties, en potentieel van de persoon. |
| Gebruik | Vaak gebruikt voor verificatiedoeleinden, bijvoorbeeld door potentiële werkgevers of verhuurders. | Vaak gebruikt bij sollicitaties, toelatingen voor scholen of programma’s, of andere situaties waarin een persoonlijk pleidooi gunstig is. |
| Schrijver | Iemand die kan bevestigen dat de persoon heeft deelgenomen aan een bepaalde activiteit of relatie. | Iemand die de kandidaat goed kent, vaak in een professionele, academische of persoonlijke capaciteit. |
Zo schrijf je een referentiebrief
Een positieve referentie schrijven gaat hetzelfde als elke zakelijke brief. Hou rekening met de juiste aanhef en opmaak, zodat je professioneel en betrouwbaar overkomt.
Voor de inhoud, hou deze opbouw aan:
1. Omschrijf jullie werkrelatie
Je begint de brief met de aanleiding waarom je schrijft: je wil de sollicitant aanbevelen als werknemer bij het nieuwe bedrijf.
Vervolgens stel je jezelf voor en leg je uit wat de functie was van de persoon waarover je schrijft.
Vertel ook wat jullie werkrelatie was. Was je leidinggevende of samenwerkingspartner? Werkten jullie nauw samen of alleen op dezelfde afdeling?
2. Omschrijf prestaties
Na je introductie, vertel je over de prestaties van de ander die je zijn bijgebleven.
Je hoeft niet een hele opsomming te maken. Kies er een of twee om uit te lichten.
Het is vooral belangrijk dat je concrete voorbeelden geeft:
- Wat was de situatie?
- Wat deed degene?
- Wat was het resultaat?
Hiermee geef je een betrouwbaar beeld van hoe diegene is op het werk. Je bewijst hiermee ook wat de vaardigheden zijn van de sollicitant.
3. Omschrijf de persoonlijkheid
Als je geen concrete prestaties hebt om over te vertellen, hou het dan bij het aanprijzen van de persoonlijkheid van degene waar je over schrijft.
Kun je voorbeelden bedenken waar hun persoonlijke eigenschappen uit blijken?
Bijvoorbeeld:
Hij is een echte doorzetter. Als er even iets tegen zat, wist hij zich altijd snel te herpakken.
Het belangrijkste is dat je onderbouwt waarom je tevreden bent met de werknemer.
4. Eindig met een conclusie
Na je brief sluit je af met een laatste alinea. Hierin geef je een korte samenvatting en een conclusie van wat je hebt verteld.
Dit is belangrijk, want soms leest men alleen deze laatste alinea.
Schrijf bijvoorbeeld:
Kortom, ik denk dat [naam] een geschikte aanvulling is voor uw team, zoals ze bij ons heeft bewezen.
Of:
Daarom kan ik [naam] van harte aanbevelen als flexibele, hardwerkende collega. Ik heb er het volste vertrouwen in dat hij een goede kandidaat is voor deze nieuwe functie.
Tips voor een referentiebrief
Nu weet je hoe je een referentiebrief moet opbouwen en hoe je overtuigend schrijft.
Dan hebben we nog een paar tips voor een goede referentiebrief:
- Hou het kort, een paar alinea’s is genoeg.
- Maak de brief ook niet té kort, want dan lijkt het alsof je eigenlijk niet meent wat je schrijft.
- Wees eerlijk: een positieve brief helpt, maar je hoeft niet te overdrijven en al helemaal niet te liegen.
- Bekijk voorbeelden van competenties bij gebrek aan inspiratie. Wat zijn eigenschappen waar werkgevers naar zoeken? Waar herken jij de werknemer in?
Voorbeeld referentiebrief
Hieronder zie je een goed voorbeeld van een referentiebrief.
Beste heer/ mevrouw, In de afgelopen [aantal] jaar heb ik veel samenwerkt met [naam]. [Naam] werkte in de functie van [functietitel] en ik was in deze periode [zijn/haar] manager. [Naam] heeft altijd een positieve bijdrage geleverd aan de afdeling en de organisatie. Ik ken [naam] als iemand die [opsomming positieve eigenschappen]. Daarnaast heeft [hij/zij] veel kennis op het gebied van [vakgebieden]. Dit blijkt uit [voorbeelden uit de praktijk]. Aangezien ik een hele positieve ervaring heb met [naam], kan ik [hem/haar] van harte aanbevelen. Mocht u vragen hebben, dan kunt u zeker contact met mij opnemen. Met vriendelijke groet, [naam schrijver]
