Hoe schrijf je een ontslagbrief? Voorbeelden in 2021

ontslagbrief

Heb je besloten om ontslag te nemen, maar hik je nog aan tegen het schrijven van een goede ontslagbrief?

Geen nood.

Alle belangrijke informatie EN goede voorbeelden vind je in dit artikel.

Wat is een ontslagbrief?

Een ontslagbrief is een officiële brief waarin je aangeeft dat je ontslag neemt per wanneer en met welke reden.

In een ontslaggesprek kun je vak uitgebreider aangeven waarom je weggaat en op basis van welke voorwaarden. Zo’n gesprek wordt ook wel een exit-gesprek genoemd.

Wat is je opzegtermijn?

Staat er geen opzegtermijn in je contract, dan is de wettelijke termijn van één maand van kracht.

Heb je geen schriftelijke arbeidsovereenkomst maar gedurende de afgelopen 3 maanden elke week minimaal 20 uur per maand gewerkt voor deze werkgever?

Dan is de opzegtermijn ook 1 maand.

Wanneer de werkgever het hier niet mee eens is, is het aan de organisatie om te bewijzen dat er een arbeidsovereenkomst was.

Als werknemer sta je dus behoorlijk sterk.

Wil je dat jouw ontslag eerder of per direct ingaat, dan kan je je werkgever vragen om toestemming. 

Zorg ervoor dat je deze verkorte termijn schriftelijk vastlegt.

7 Tips voor het schrijven van je ontslagbrief

Hoe schrijf je een goede ontslagbrief?

Wat moet er allemaal in staan?

Omdat je een juridische overeenkomst wilt ontbinden moet de ontslagbrief rechtsgeldig zijn. 

Dus zorg ervoor dat je goed kijkt naar onderstaande 7 tips.

1. Vermeld je naam en functie

Logisch, maar ontzettend belangrijk.

2. Vermeld de opzegtermijn

Vermeld duidelijk de opzegtermijn en per wanneer je je contract wilt beëindigen.

Hoe duidelijker hoe beter.

Dus noem de datum waarop je je contract beëindigt.

3. Geen negatieve zaken

Vermeld alleen positieve dingen, laat negatieve zaken achterwege. Hier heb je niks aan.

Hou altijd in je achterhoofd dat je elkaar in de toekomst wellicht weer gaat tegenkomen.

4. Hou je brief kort en zakelijk

Maak je ontslagbrief niet te lang.

Je hoeft niet in te gaan op de details, dat heb je waarschijnlijk al tijdens jullie gesprek gedaan.

Het belangrijkste is dat je brief alle benodigde elementen bevat.

We adviseren je om eerst een gesprek in te plannen met je leidinggevende en tijdens dit gesprek je ontslagbrief te overhandigen.

5. Onderteken je ontslagbrief

Om het document echt officieel te maken, moet je ook je handtekening plaatsen.

Dit doe je onderaan je brief.

6. Dankjewel

Naast bovenstaande verplichte elementen kan je natuurlijk ook nog vermelden dat je veel hebt geleerd, en bijvoorbeeld dat je open staat om je opvolger in te werken.

Daarnaast is het ook altijd slim om de persoon in kwestie (en daarmee de gehele organisatie) te bedanken.

Dat komt wel zo sympathiek over en wie weet, heb je elkaar in de toekomst nog nodig!

7. Aangetekende brief verzenden

Hoe kun je het beste je ontslagbrief verzenden?

Doe dat bij voorkeur per aangetekende post.

Stuur je je ontslagbrief per mail, vraag dan om een getekend exemplaar op papier.

Zo weet je zeker dat de brief is gelezen.

Ontslagbrief mailen

Als je een ontslagbrief per e-mail verstuurt, bestaat de kans namelijk dat je werkgever de e-mail niet ontvangt of niet leest.

In dat geval geldt je ontslag niet.

Het is pas officieel als je weet dat je werkgever ook van je ontslag op de hoogte is.

Vraag daarom altijd om een ontvangstbevestiging.

Lees hoe je dit instelt voor Outlook: automatisch om een ontvangstbewijs vragen.

Mocht dit niet lukken, vraag dan in je e-mail om een bevestiging dat jouw ontslag in goede orde is ontvangen.

Zo voorkom je een hoop misverstanden en narigheid achteraf.

Voorbeeld e-mail ontslagbrief

Het is altijd fijn om een goed voorbeeld te hebben. Je hoeft onderstaand voorbeeld niet eens te downloaden je kunt het gewoon selecteren (met je muis), kopiëren en plakken in je mail.

Onderwerp: Beëindiging arbeidsovereenkomst

Beste [naam contactpersoon],

Zoals besproken zal ik per [datum uitdiensttreding] uit dienst treden bij [naam organisatie].

Ik wil jou en de organisatie nogmaals hartelijk bedanken voor alle kansen en mogelijkheden die het mij heeft geboden. Ik kijk met een heel positief gevoel terug op de afgelopen [x] jaar en weet zeker dat we elkaar in de toekomst nog gaan tegenkomen. 

Ik ontvang graag een ontvangstbevestiging van deze e-mail.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]

Taal ontslagbrief

Vergeet niet dat de taal van je arbeidsovereenkomst van belang is. 

Je moet de ontslagbrief schrijven in de taal waarin je arbeidscontract is opgesteld.

Dus schrijf ook je brief in het Engels als je arbeidsovereenkomst in het Engels is.

Lees ook even je arbeidsovereenkomst na bij het opstellen van je ontslagbrief.

Misschien dat hier nog bepaalde regels in staan waar je je aan dient te houden.

Voorbeelden ontslagbrief

Het is altijd fijn om een paar goede voorbeelden te hebben.

Bekijk onderstaande voorbeelden van een ontslagbrief en maak ze op maat voor jouw situatie.

Downloaden hoeft niet, je kunt ze gewoon selecteren, kopiëren en plakken in een Word bestand.

Voorbeeld 1 ontslagbrief

Geachte heer Pietersma,

Middels deze brief bevestig ik ons gesprek op [datum] waarin ik u heb laten weten [organisatie] te verlaten om mijn carrière ergens anders een nieuwe impuls te geven.

Met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn van [opzegtermijn] zal mijn arbeidscontract aflopen op [datum]. Ik zou graag mijn vakantiedagen gebruiken om eerder uit dienst te kunnen treden indien dit mogelijk is.

Ik wil benadrukken dat ik veel heb geleerd in de periode dat ik bij uw bedrijf heb gewerkt. En heb de samenwerking met mijn collega’s ervaren als prettig. Ik wens u en uw bedrijf nog veel succes toe voor de toekomst.

Zou u mij kunnen bevestigen dat u deze brief in goede orde ontvangen heeft?

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]
[handtekening]

Voorbeeld 2 ontslagbrief

Jouw naam
Wegwezenstraat 1
1000 AA Amsterdam

Plaats, 1 maart 2022

Beste heer [Naam contactpersoon],

Middels deze brief deel ik u mede dat ik mijn arbeidsovereenkomst met [naam organisatie] wil beëindigen. De reden hiervoor is [reden]. Met inachtneming van de contractuele opzegtermijn van [opzegtermijn] houdt dit in dat ik per [datum] uit dienst treed.

Ik zal in die termijn met volle inzet de lopende zaken afronden zodat mijn taken op een goede manier overgedragen kunnen worden.

Verder wil ik u graag van harte bedanken voor de prettige en leerzame tijd die ik bij [naam organisatie] heb gehad. 

Zou u mij kunnen bevestigen dat u deze brief in goede orde ontvangen heeft?

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]
[handtekening]

Mooie cv template nodig?