Ontslag mail: tips en voorbeelden

Het schrijven van een ontslag mail kan een uitdagende taak zijn. Het is een moment vol emotie, zowel voor jou als voor je werkgever. Dit artikel helpt je bij het schrijven van een duidelijke, respectvolle en professionele ontslag mail inclusief handige voorbeelden.

Waarom een ontslag mail?

In de huidige digitale wereld is het versturen van een ontslag mail steeds gebruikelijker geworden. Hier zijn enkele redenen waarom een ontslag per mail de voorkeur heeft boven een traditionele ontslagbrief:

1. Snelheid en efficiëntie: Een mail kan onmiddellijk worden bezorgd, ongeacht de locatie van de ontvanger. Dit is vooral handig als je werkgever of leidinggevende zich op een andere locatie bevindt of vaak reist.
2. Duidelijk en schriftelijk bewijs: Een mail biedt een schriftelijk bewijs van je ontslag en de voorwaarden, zoals de opzegtermijn. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt voor duidelijkheid aan beide kanten.
3. Milieuvriendelijk: Door een mail te sturen in plaats van een fysieke brief te versturen, draag je bij aan het verminderen van papiergebruik en dus aan een duurzamere werkpraktijk.
4. Eenvoudig te archiveren: E-mails zijn eenvoudig digitaal op te slaan en te archiveren, zowel voor jou als voor je werkgever. Dit maakt het gemakkelijker om later terug te zoeken als dat nodig is.
5. Professionele communicatie: Een goed geschreven mail kan net zo professioneel en respectvol zijn als een traditionele brief. Het stelt je in staat om snel en effectief te communiceren, wat een belangrijk aspect is van moderne zakelijke praktijken.

Gebruik nooit Whatsapp of een andere messaging tool (zoals Teams) om je ontslag aan te kondigen. Dit is namelijk niet heel professioneel en bovendien ook niet altijd juridisch bindend.

Belangrijke elementen van een ontslag mail

In principe kan correspondentie met je leidinggevende of HR-contactpersoon als juridisch bindend worden beschouwd. Daarom is een eenvoudige mail meestal voldoende om je ontslag in te dienen. Maar let er wel op dat je alle verplichte elementen goed in je mail zet.

Een goede ontslag mail bevat de volgende elementen:

• Duidelijke onderwerpregel: Bijvoorbeeld “Ontslag per [datum]” of “Opzegging dienstverband”.
• Introductie: Begin met een duidelijke en vriendelijke aanhef.
• Reden voor ontslag: Wees kort, maar eerlijk over je redenen.
• Opzegtermijn: Vermeld je opzegtermijn en de laatste werkdag.
• Bedankje: Toon waardering voor de kansen en ervaringen die je hebt opgedaan.
• Afsluiting: Eindig met een professionele afsluiting.

Je kunt ook een mail sturen met in de bijlage de ontslagbrief, maar zorg er dan altijd voor dat bovenstaande elementen ook in de mail staan. Je ontslag is namelijk pas juridisch bindend als je leidinggevende op de hoogte is. En het kan natuurlijk zo zijn dat hij of zij de bijlage niet opent.

Opzegtermijn ontslag

Controleer je arbeidsovereenkomst voordat je je ontslagmail stuurt, zodat je weet waar je allemaal recht op hebt. Denk bijvoorbeeld aan vakantiedagen die je nog niet hebt opgenomen. In je mail kun je dan meteen voorstellen deze te verrekenen met het aantal dagen dat je nog moet werken.

Kijk goed naar de opzegtermijn in je contract. Vaak geldt een opzegtermijn van een maand, waarbij er wordt gevraagd dat je je ontslag vóór de eerste van de maand kenbaar maakt. Wil je bijvoorbeeld op 1 juni stoppen? Dan moet je in de meeste gevallen dus vóór 1 mei je ontslag indienen. Doe je dit op 2 mei? Dan mag je werkgever verwachten dat je tot 30 juni doorwerkt.

Goed om te weten: Staat er geen opzegtermijn in je contract, dan is de wettelijke termijn van één maand van kracht.

Voorbeelden ontslag mail

Hieronder vind je 2 voorbeelden van een ontslag mail die je kunt gebruiken als basis voor je eigen bericht.

Voorbeeld ontslag mail lang

Onderwerp: Ontslag per [datum]

Beste [naam leidinggevende],

Met deze mail wil ik mijn ontslag indienen bij [bedrijfsnaam], met ingang van [datum]. Na zorgvuldig overwegen heb ik besloten om mijn loopbaan een andere richting te geven.

Mijn opzegtermijn bedraagt [aantal weken/maanden], wat betekent dat mijn laatste werkdag op [datum] zal zijn. Ik zal er alles aan doen om mijn lopende projecten zo goed mogelijk af te ronden en een soepele overdracht te garanderen.

Ik wil je bedanken voor de kansen en ondersteuning die ik de afgelopen [aantal jaren] heb gekregen. Ik heb veel geleerd en waardevolle ervaring opgedaan die ik in mijn verdere carrière zal meenemen.

Mocht je nog vragen hebben, dan sta ik uiteraard voor je klaar.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Voorbeeld ontslag mail kort

Beste [naam leidinggevende],

Hierbij deel ik u mede dat ik per [laatste werkdag] mijn ontslag indien bij [bedrijfsnaam]. Volgens de geldende opzegtermijn zal mijn laatste werkdag op [laatste werkdag] zijn.

Ik wil u bedanken voor de kansen die ik binnen het bedrijf heb gekregen.

Met vriendelijke groet,

[handtekening] [je naam]

Tips ontslag mail

1. Overval de werkgever niet. Het is wenselijk om voordat je de officiële mail verstuurd, je manager al face-2-face in te lichten over je aanstaande vertrek. Zo overval je hem of haar niet met een afstandelijk mailtje.
2. Voldoende opzegtermijn. Het geven van voldoende opzegtermijn in je ontslag mail de kans op een positieve reactie van je werkgever aanzienlijk vergroot. Volgens een studie van de Society for Human Resource Management (SHRM) voelen 68% van de werkgevers zich meer geneigd om een goede referentie te geven als de werknemer hun ontslag professioneel afhandelt.
3. Zakelijk. Het is het beste om je ontslag mail zakelijk en professioneel te houden. Hoewel het tonen van waardering en dankbaarheid belangrijk is, moet je persoonlijke emoties beperken. Zo houd je de toon respectvol en professioneel, wat helpt om een goede indruk achter te laten.
4. Dankbaarheid. Ook aangeven dat je dankbaar bent voor de tijd en werkzaamheden die je hebt mogen doen helpt in het goed afhandelen van je ontslag.

Niet alleen de mail zelf is belangrijk, maar ook de vervolgstappen die je vervolgens onderneemt:

• Maak een overdrachtsdocument. Noteer de status van lopende projecten, contactgegevens van belangrijke relaties en andere relevante informatie.
• Communiceer duidelijk: Zorg ervoor dat je collega’s en klanten op de hoogte zijn van je vertrek.
• Wees beschikbaar voor vragen: Bied aan om ook na je vertrek nog vragen te beantwoorden.
• Nooit negatief. Wees nooit negatief over vorige werkgevers als je ergens anders gaat solliciteren.