Een telefoon van de zaak is ideaal, toch? Of komt er meer bij kijken? Er zitten veel voordelen aan, maar ook een aantal nadelen. Wij zoeken voor je uit waar je allemaal op moet letten.
Inhoudsopgave
Waarom een telefoon van de zaak?
Net als een reiskostenvergoeding of een fiets van de zaak, kun je door je werkgever gecompenseerd worden voor het gebruik van middelen die je nodig hebt om je werk uit te oefenen.
Als je een smartphone nodig hebt om je werk uit te oefenen, is het wel zo prettig als je hem niet helemaal zelf hoeft te betalen.
Bovendien is het hebben van een apart nummer of toestel voor zakelijk gebruik wel zo prettig voor je werk-privébalans.
Hoe krijg je een smartphone van de zaak?
Een smartphone van de zaak krijgen, werkt bijna hetzelfde als een laptop van de zaak.
Er zijn verschillende manieren om een smartphone van de zaak te regelen:
- Een smartphone te leen krijgen van je werkgever
- Een vergoeding krijgen voor het kopen van een goede smartphone (toestelkosten)
- Het mobiele abonnement inclusief telefoon wordt (deels) betaald door je werkgever
- Je gebruikt je eigen telefoon, maar je werkgever betaalt je Sim Only-abonnement
- Een smartphone belastingvrij aanschaffen via je werkgever, bijvoorbeeld via Fiscfree
Bekijk de secundaire arbeidsvoorwaarden in je eigen cao, bedrijfsregels of contract om te checken wat de regels voor jou zijn.
Je kunt ervoor kiezen om 2 verschillende smartphones te hebben, een voor privé en een voor je werk.
Je kunt ook één smartphone nemen met ruimte voor twee simkaarten. Je kunt dan zelf nog een persoonlijk nummer op de ene simkaart zetten en je zakelijke nummer op de andere.
Telefoon van de zaak en belasting
Vaak hoor je over het wegzetten van laptops en smartphones als zakelijke kosten, of dat je ze kunt aftrekken van de belasting.
“Een telefoon op de zaak kopen” is voor jou als gewone werknemer niet van toepassing. De belastingvoordelen zijn alleen voor zzp’ers en andere ondernemers, zoals je werkgever.
Jij hebt hier voordeel van, omdat je via je werkgever een nieuwe smartphone kunt krijgen, helemaal gratis of met korting.
De werkkostenregeling
De Werkkostenregeling of WKR is een regeling waarbij werkgevers zelf mogen bepalen wat ze onbelast aan hun werknemers geven, ongeacht wat het product is.
Het gaat om spullen of diensten die vergoed, gegeven of beschikbaar gesteld kunnen worden door een werkgever aan een werknemer, bijvoorbeeld als beloning.
Het maximale bedrag dat mag worden besteed is de vrije ruimte.
Gerichte vrijstellingen
Je werkgever mag sommige zaken vergoeden zonder dat de kosten invloed hebben op de vrije ruimte. Dit zijn de gerichte vrijstellingen.
Onder gerichte vrijstellingen vallen o.a.:
- Hulpmiddelen en gereedschap
- Extra kosten die horen bij thuiswerken
- Computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
Een smartphone van de zaak valt onder de laatste categorie, die van communicatiemiddelen. Bovendien kun je op een smartphone veel dingen die je ook op een computer kunt doen, dus de grenzen zijn niet zo strikt.
Je werkgever moet wel bewijzen dat de kosten vallen onder het noodzakelijkheidscriterium: je hebt de smartphone écht nodig om je werk te kunnen doen, bijvoorbeeld:
- Je moet veel bellen met klanten
- Je moet altijd oproepbaar zijn
- Je bent veel onderweg tijdens het werk
In sommige gevallen kun je de telefoon overnemen als je uit dienst gaat. De smartphone is op dat moment vaak al afbetaald of zodanig verouderd dat de werkgever er ook niets meer aan heeft.
Een smartphone van de zaak privé gebruiken
Sinds 2015 is er voor de Belastingdienst geen onderscheid meer tussen privégebruik en zakelijk gebruik van een mobiele telefoon.
Anders dan bij een auto van de zaak, is het lastig om dat privé en zakelijk gebruik te scheiden.
Het is bijna vanzelfsprekend dat je van een zakelijke smartphone ook privévoordelen hebt.
Sommige werkgevers hebben hier geen problemen mee, anderen vragen om een vergoeding voor je privégebruik. Je kunt dan bijvoorbeeld het toestel helemaal vergoed krijgen, maar een eigen bijdrage betalen voor het abonnement.
Stel altijd een duidelijke telefoonovereenkomst op met je werkgever, om verrassingen te voorkomen.
Nadelen telefoon van de zaak
Er zitten veel voordelen aan een smartphone voor zakelijk gebruik. Vooral het scheiden van werk en privé wordt vaak genoemd. Het is bijvoorbeeld wel zo fijn als je klanten je niet privé kunnen bereiken.
Toch werkt het niet altijd zo ideaal en kan het juist de werk-privébalans verstoren.
Als je een werktelefoon hebt, kan je werkgever van je verwachten dat je daar altijd op bereikbaar bent. Het is makkelijker om die grens te overschrijden dan als je alleen een persoonlijk nummer hebt.
In andere landen zijn al wetten aangenomen om werkgevers te verbieden om buiten werktijd contact op te nemen met werknemers. In Nederland is het nog niet zo ver, en zul je zelf je grenzen aan moeten geven en afspraken maken.
Daarnaast zijn er terechte zorgen over privacy en een smartphone van de zaak. Wat kan je werkgever zien van wat je doet op de telefoon?
In een telefoonovereenkomst moet je dus niet alleen afspraken maken over de financiële kant, maar ook over bereikbaarheid en privacy.
