Laptop van de zaak: hoe werkt het?

In een wereld waarin je steeds online moet zijn, is een laptop van je werkgever een must. Maar hoe kom je aan een laptop van de zaak? Hoe werkt het met belastingen? En zitten er ook nadelen aan een zakelijke laptop? Hieronder lees je alles over een laptop van de zaak en wat er allemaal bij komt kijken.

Waarom een laptop van de zaak?

De tijd dat je naar kantoor reisde om daar op een computer in te loggen is voorbij. In veel kantoorbanen wordt hybride werken langzaam de norm. Je kunt natuurlijk ook thuis op je desktop inloggen op de server van je werkgever, maar een laptop geeft meer flexibiliteit. Onderweg kun je werken: in de trein of op het vliegveld.

Daarnaast hebben steeds meer kantoren geen vaste werkplekken meer, maar kantoortuinen met flexplekken. Een werklaptop is dan ook ideaal als flexibele oplossing.

Met een laptop van de zaak heb je meestal recht op volledige IT-ondersteuning: van garantiedekking bij hardwareproblemen tot automatisch meeliften op zakelijke softwarelicenties en beveiligingsupdates. Als er iets defect raakt, regelt de IT-afdeling snel vervanging of reparatie, zodat je zo min mogelijk stilvalt. Bovendien zijn alle benodigde zakelijke toepassingen (bijvoorbeeld Office 365, de VPN-client of antivirussoftware) vaak al geconfigureerd en gelicenseerd, zodat je direct kunt beginnen zonder zelf te moeten aankloppen voor losse licenties of configuratie‐upgrades. Firmware- en beveiligingsupdates.

Daarnaast zorgen werkgevers er meestal voor dat alle updates (system-, driver- en security-updates) centraal worden uitgerold. Zo hoef je zelf niet achter elke patch of nieuwe versie aan, wat je beschermt tegen kwetsbaarheden en je werk veilig en up‐to‐date houdt.

Hoe krijg je een laptop van de zaak?

Een goede laptop is duur. Als je hem nodig hebt voor je werk, is het prettig als je werkgever hem minstens deels voor je kan betalen. Er zijn meerdere regelingen rondom een laptop van de zaak:

• Een laptop in bruikleen krijgen van je werkgever. Bij sommige werkgevers is het mogelijk de laptop na afschrijving over te kopen tegen een gereduceerd tarief.
• Vergoeding voor het gebruik van je eigen laptop. Je krijgt bijvoorbeeld maandelijks een bijdrage via je salaris.
• Een laptop belastingvrij kopen via een derde partij waarmee je werkgever afspraken heeft gemaakt. Bijvoorbeeld via Fiscfree.

Bekijk de secundaire arbeidsvoorwaarden in je eigen cao, bedrijfsregels of contract om te zien wat er voor jou mogelijk is.

Laptop van de zaak en belasting

Een laptop aftrekken van de belasting is alleen mogelijk voor ondernemers, dus zzp’ers en werkgevers. Als gewone werknemer heb je hier dus niet mee te maken.

Voor je werkgever gelden er aparte belastingregels om een laptop van de zaak te geven of vergoeden. Vroeger was er de pc-privéregeling, maar deze is intussen afgeschaft.

Nu gaat een laptop van de zaak via de zogenaamde werkkostenregeling.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling of WKR is een regeling voor werkgevers, waardoor ze zelf mogen bepalen wat ze onbelast aan hun werknemers geven. Het gaat om spullen of diensten die vergoed, gegeven of beschikbaar gesteld kunnen worden door een werkgever aan een werknemer.

Vaak zijn dit bonussen of extraatjes om het werk leuk te houden. Denk aan:

• Cadeaubonnen
• Kerstpakketten
• Yogalessen
• Abonnement op de sportschool

Het bedrag dat de werkgever belastingvrij mag besteden, heet de vrije ruimte. Sommige producten zijn gerichte vrijstellingen, daarbij gaat het bedrag niet af van de vrije ruimte.

Gerichte vrijstellingen

Je werkgever mag sommige kosten vergoeden, geven of beschikbaar stellen, zonder dat de kosten van de vrije ruimte afgaan. Het gaat dan om producten en diensten die nodig zijn om het werk te doen. Anders dan een cadeaubon, zijn het geen extra’s.

Onder gerichte vrijstellingen vallen onder andere:

• Vervoerskosten
• Een overnachting in een hotel voor een werkbezoek
• Cursussen, congressen en lesmaterialen
• Hulpmiddelen
• Extra kosten verbonden aan thuiswerken (zoals een internetabonnement of een goede bureaustoel)
• Computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur (printer, navigatiesysteem)

Een laptop van de zaak valt dus onder de gerichte vrijstellingen. Er zitten wel bepaalde voorwaarden aan verbonden:

• Het noodzakelijkheidscriterium: de laptop is noodzakelijk om je werk te kunnen doen
• Je moet de laptop teruggeven of de restwaarde terugbetalen als je stopt met werken, of de laptop niet meer nodig hebt voor je baan

Ook als je werk in theorie mogelijk is zonder de laptop, kun je aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Het is aan je werkgever om dit te verantwoorden naar de Belastingdienst.

Privégebruik van een zakelijke laptop

Het maakt belastingtechnisch niet uit of je de laptop alleen voor werk gebruikt of ook voor jezelf.

Als je privévoordeel hebt van de laptop, hoeft dat niet tot het loon gerekend te worden. Het werkt dus anders dan bijvoorbeeld een auto van de zaak, waarbij je hoeveelheid privégebruik wel invloed heeft op de financiën.

Het privégebruik van een apparaat zoals een laptop is lastiger te meten dan bij een vervoersmiddel. Wat als je even op je eigen mail wil kijken? Wat als je voor je werk moet inloggen op social media en ook even je eigen meldingen checkt?

Eigenlijk is het logisch dat je hem ook voor privézaken zult gebruiken, daarom gelden er geen aparte regels voor bij de belasting.

Eigen bijdrage

Het kan wel dat je werkgever vraagt om een eigen bijdrage te doen voor het privégebruik van de laptop.

Als je thuis je eigen internetaansluiting gebruikt, wordt het bijvoorbeeld lastig om te bepalen wat strikt zakelijk gebruik is.

• Als je een 3-in-1-abonnement hebt thuis, dan wil je werkgever niet betalen voor je televisieabonnement. Je krijgt het dan bijvoorbeeld maar 1/3 vergoed.
• Je kunt ook een kostenvergoeding krijgen voor alleen je vaste thuiswerkdagen.

Er is dus veel mogelijk, maar maak goede afspraken met je werkgever.

Wat kun je beter niet op de laptop van de zaak doen?

Het is dus meestal prima als je de laptop privé gebruikt, maar het is toch verstandig om na te denken over wat je hiermee doet.

Het is verleidelijk om je gewoonlijke internetgedrag voort te zetten op de laptop van de zaak, maar dat is niet professioneel of zelfs riskant.

Deze tips zorgen ervoor dat je niet in de problemen komt:

• Download geen data van onbetrouwbare bronnen. Voor je het weet heb je een virus binnengehaald of veroorzaak je een datalek.
• Maak geen verbinding met onbeveiligde publieke wifi-netwerken.
• Sla niet je persoonlijke wachtwoorden op zoals je op je eigen apparaten zou doen. Bij een datalek op je werk, liggen anders ook jouw wachtwoorden op straat.
• Hetzelfde geldt voor je privéfoto’s en bestanden. Gebruik eventueel een externe harde schijf om ze op te slaan en over te zetten op je eigen apparaten.
• Let op wat je zegt op social media en in de chat van samenwerkingstools (zoals Slack). Als je de laptop als privé beschouwt, ben je eerder geneigd om niet-zakelijke dingen te zeggen.

Daarnaast installeren sommige werkgevers software om te tracken wat je doet op je werklaptop, ook buiten werktijd. Probeer dus toch zoveel mogelijk werk en privé gescheiden te houden!