Wat is FTE en hoe bereken je het?

De afkorting FTE (Fulltime Equivalent) is niet alleen een technische term of een rekenkundige eenheid. Het vormt de ruggengraat van effectieve personeelsplanning en -strategie. Of het nu gaat om het budgetteren van salarissen, het meten van productiviteit, of het plannen van toekomstige groei, het begrijpen van FTE is cruciaal voor elke organisatie die streeft naar optimalisatie van haar menselijke middelen.

Wat is fte?

FTE staat voor Fulltime Equivalent.

Dit is een eenheid waarmee de arbeidsduur van een werknemer wordt aangeduid in relatie tot een volledige werkweek.

FTE is altijd een getal tussen de 0 en 1, waarbij 1 fte overeenkomt met een voltijdse functie.

Stel je voor dat een volledige werkweek in een bedrijf 40 uur is:

• Als iemand 40 uur per week werkt, dan is dat 1 FTE
• Als iemand 20 uur per week werkt, dan is dat 0,5 FTE (want het is de helft van een volledige werkweek)
• Iemand die 24 uur per week werkt, zou 0,6 FTE zijn (24 uur gedeeld door 40 uur)

Met FTE’s kun je:

• Verschillende werkschema’s en deeltijdposities standaardiseren om ze beter te vergelijken
• Berekenen hoeveel mensen je in totaal nodig hebt voor een bepaald project of afdeling

Het helpt organisaties om een duidelijk beeld te krijgen van de totale arbeidsinzet, ongeacht de individuele werkschema’s van medewerkers.

Ook zie je weleens de term VTE wat Voltijds Equivalent betekent.

Hoeveel is 1 FTE?

1 FTE is het aantal uren in een fulltime werkweek.

Het aantal uren per werkweek kan verschillen per bedrijf en cao.

Veel voorkomende aantal uren per fulltime werkweek:

• 40 uur
• 38 uur
• 36 uur

Hoeveel uur is een FTE?

Het is belangrijk op te beseffen dat de definitie van een fulltime werkweek kan variëren tussen organisaties en landen.

In sommige organisaties of sectoren kan een fulltime werkweek bijvoorbeeld 36 uur zijn in plaats van 40. In dat geval gebruik je 36 uur in je berekeningen.

In onderstaande tabel zie de verschillen in FTE bij een 40-urige werkweek en een 36-urige werkweek.

Hoe bereken je FTE?

Het berekenen van FTE is vrij eenvoudig en is gebaseerd op het aantal gewerkte uren van een werknemer in verhouding tot het aantal uren van een normale fulltime werkweek binnen een bepaalde organisatie of sector.

Laten we aan de hand van een voorbeeld het aantal FTE berekenen.

• Een normale fulltime werkweek in jouw organisatie is 40 uur
• Dat is op jaarbasis 2080 uur (40 uur x 52 weken)

Je hebt de volgende werknemers in dienst:

• 2 Parttimers in dienst die 20 uur per week werken
• 1 Parttimer die 28 uur per week werkt
• 3 Fulltime medewerkers die 40 uur per week werken

1. Alle parttime uren

Je begint met het bij elkaar optellen van alle parttimers en hun uren.

• 2×20= 40 uur
• 1×28= 28 uur

Samen is dat

• 68 uur per week
• 68×52= 3.536 uur per jaar

2. Alle fulltime uren

Dan tel je de uren van alle fulltime medewerkers bij elkaar op.

• 3×40= 120 uur per week
• 120×52= 6.240 uur per jaar

3. Parttime en fulltime uren

Om het totaal aantal uren te berekenen, tel je de parttime-uren en de fulltime-uren bij elkaar op.

In ons voorbeeld:

• 3.536 uur (parttime) + 6.240 uur (fulltime) = 9.776 uur per jaar

4. Totaal aantal FTE

Om het jaarlijkse fte van je organisatie te bepalen, deel je het totaal aantal uren door het aantal voltijdse uren in een fte.

• 9.776 uur: 2080 = 4,7 fte per jaar

In onderstaande video (Engels) wordt het berekenen van FTE nog een keer uitgelegd.

Waarom is FTE berekenen van belang?

Het aantal werknemers in een bedrijf geeft vaak geen duidelijk beeld van de daadwerkelijke arbeidsuren.

Dit komt omdat er binnen een organisatie verschillende parttimers actief kunnen zijn.

Zo is de 4-daagse werkweek ondertussen gemeengoed geworden in Nederland.

Bijna de helft van de beroepsbevolking in Nederland is parttime aan het werk, wat neerkomt op zo’n 4,6 miljoen mensen.

Hierdoor wordt het voor bedrijven steeds relevanter om in FTE’s te denken.

Hoe kun je FTE’s gebruiken?

Het berekenen van het aantal FTE is van belang voor organisaties om verschillende redenen:

1. Personeelsplanning. Door het aantal FTE’s te kennen, kunnen organisaties bepalen hoeveel personeel ze daadwerkelijk nodig hebben voor verschillende projecten of afdelingen, rekening houdend met zowel fulltime als parttime werknemers.
2. Budgettering. Het kennen van het totale aantal FTE’s helpt bij het begroten van salarissen, voordelen en andere personeelskosten.
3. Prestatiemeting. Organisaties kunnen het aantal FTE’s gebruiken om de productiviteit en efficiëntie te meten. Bijvoorbeeld: hoeveel producten worden er geproduceerd of hoeveel klanten worden er bediend per FTE?
4. Vergelijking. FTE biedt een gestandaardiseerde maatstaf waarmee organisaties hun personeelsbezetting kunnen vergelijken met andere organisaties of industrienormen.
5. Rapportage en naleving. Veel organisaties moeten rapporteren over hun personeelsaantallen voor regelgevende doeleinden, belastingen of subsidies. Door FTE’s te berekenen, krijgen ze een accuraat beeld dat ze kunnen gebruiken in deze rapportages.
6. Personeelsvoordelen en -programma’s. Door te weten hoeveel FTE’s ze hebben, kunnen organisaties deelname aan bepaalde voordelen en programma’s beter plannen en beheren. Dit kan variëren van gezondheidszorgplannen tot trainingsprogramma’s.
7. Strategische planning. Bij het uitbreiden of inkrimpen van een organisatie kan het kennen van het huidige en toekomstige FTE-aantal helpen bij het maken van strategische beslissingen over huren, ontslaan of herstructureren.

Kortom, het begrijpen en berekenen van FTE’s stelt organisaties in staat beter geïnformeerde beslissingen te nemen over hun personeel en middelen, wat uiteindelijk leidt tot efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering.