Efficiënt zijn in je werk is ontzettend belangrijk. Zo kun je meer doen in minder tijd. Wie wil dat nu niet? Bekijk 7 praktische tips over hoe jij snel efficiënter kunt worden in je werk.
Inhoudsopgave
Hoe kun je efficiënter worden? 7 Tips
We willen allemaal efficiënter worden, maar het is niet altijd gemakkelijk om te weten waar je moet beginnen. Gelukkig zijn er een paar eenvoudige stappen die je kunt zetten om je productiviteit te vergroten.
Hieronder volgen belangrijke tips voor het creëren van efficiëntie in je dagelijkse leven.
1. Maak een lijst met prioriteiten
Neem de tijd om een lijst te maken met prioriteiten. Dit helpt je om je dagelijkse taken te voltooien, in plaats van je te laten afleiden door dingen die je eigenlijk niet moet doen.
Of nog erger:
Je agenda laten bepalen door iemand anders.
Neem de tijd om al je taken te beoordelen en te bepalen hoe belangrijk ze zijn.
Hierbij hoort dus ook wat vaker nee zeggen.
2. Van to do lijst naar agenda
Efficiënte mensen zorgen ervoor dat hun to do lijst in hun agenda komt te staan.
Zo weet je zeker dat je voldoende tijd hebt om je taken ook echt op te pakken. Een strakke planning is een van de beste manieren om efficiënter te worden.
Plan je dag, week of maand vooruit om te zien wat je moet doen en wanneer je het moet doen. Zorg ervoor dat je je tijd niet verspilt aan dingen die niet belangrijk zijn.
Bekijk onderstaande video om te bekijken hoe dit in de praktijk werkt.
Gerelateerd
3. Switch niet te vaak van taak
Switchen van taak is killing voor je efficiëntie. Het kost je hersens namelijk veel tijd om tussen 2 taken te wisselen.
Dat is ook precies de reden waarom multi-tasken niet werkt. Het is slimmer om in zogenaamde batches te werken.
Neem bijvoorbeeld je e-mail.
Het is sneller om een stuk of 10 e-mails in een keer te verwerken dan steeds 1 of 2 e-mails tussen andere taken door.
Bekijk onderstaande video hoe batching werkt.
4. Neem tijd om te ontspannen
Onthoud dat je lichaam en geest evenveel rust nodig hebben als je werk.
Neem de tijd om te mediteren, te lezen of gewoon te ontspannen om je energieniveau te verhogen en je productiviteit en concentratievermogen te verbeteren.
Een wandeling tussen de middag doet wonderen voor je hersens en uiteindelijk je efficiëntie en productiviteit.
Als je veel achter je beeldscherm zit: zorg ervoor dat je in je pauzes even wegloopt van je scherm.
5. Besteed zaken uit
Vraag jezelf altijd af of er niet iemand anders is die jouw werk beter kan uitvoeren.
Weet waar jezelf goed in bent maar ook waar jezelf minder goed in bent.
Als je taken uitbesteedt, krijg je meer tijd om je te concentreren op andere taken en zal het geheel efficiënter verlopen.
6. Vergader minder dan je doet
Elon Musk is er geen fan van: vergaderingen.
- Om de productiesnelheid van zijn Tesla’s te verhogen, vraagt hij zijn personeel het aantal nutteloze vergaderingen tot een minimum te beperken.
- Om efficiënter te werken, mogen Tesla werknemers weglopen uit onproductieve vergaderingen.
Bekijk goed wat je meetings bijdragen aan het uiteindelijke doel.
Dus:
Is de agenda niet helemaal duidelijk? Sla de vergadering af en gebruik je tijd nuttiger.
7. Wat als je minder tijd had?
De truc om efficiënter te werken is je afvragen hoe je het zou aanpakken als je minder tijd zou hebben.
We kennen het allemaal:
Als je een dag de tijd hebt om iets af te ronden dan gebruik je meestal ook de hele dag.
Heb je daarentegen slechts een uur om het werk af te maken dan lukt het meestal ook!
Dus vraag jezelf af bij alles wat je doet:
Wat als ik het sneller zou moeten doen, hoe zou ik het dan aanpakken?
Wat betekent efficiënt?
Efficiënt betekent dat je iets met zo min mogelijk inspanning, tijd of middelen bereikt. Het is een manier om ervoor te zorgen dat je het meeste uit je tijd en middelen haalt: je doet de dingen zo handig mogelijk.
Het betekent niet dat je iets snel en minder goed oplevert. Bijvoorbeeld: jij en je collega voeren dezelfde taak uit en jij voltooit de taak in de helft van de tijd met dezelfde kwaliteit van resultaten als je collega. Dit betekent dat jij efficiënter hebt gewerkt.
Verschil efficiënt en effectief
Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief? Efficiënt werken heeft weinig zin als je met de verkeerde dingen bezig bent. Hier komt het begrip effectiviteit om de hoek kijken.
Efficiënt zijn gaat over:
- Doen we de dingen op de goede manier?
- Bijvoorbeeld: bekijken hoe je zo snel mogelijk project X afrondt
Effectief zijn gaat over:
- Doen we wel de goede dingen?
- Bijvoorbeeld: eerst controleren of project X wel het belangrijkste is waar we nu aan moeten werken
Je kunt met de prioriteitenmatrix van Eisenhower snel bepalen of je met de juiste zaken bezig bent.
Hierbij maak je een onderscheid tussen belangrijke en urgente zaken.
Als je weet wat belangrijk (effectief) is dan kun je het vervolgens efficiënt aanpakken.
Verschil efficiënt en productief
De begrippen efficiëntie en productiviteit lijken veel op elkaar maar zijn niet helemaal hetzelfde.
- Efficiënt: hetzelfde resultaat behalen met minder inspanning.
- Productief: meer resultaat behalen met dezelfde inspanning.
Een klein verschil in perspectief dus.
Waarom is efficiëntie belangrijk?
Of het nu gaat om persoonlijke doelen, zakelijke doelen of dingen in het dagelijks leven: efficiëntie is van vitaal belang.
Waarom is efficiëntie van belang?
- Meer tijd. Je houdt meer tijd over voor andere werkzaamheden. Je houdt meer tijd (en geld) over.
- Productief. Je bent productiever. De overgebleven tijd kun je weer besteden aan iets waardoor je productiever wordt.
- Succesvol. Efficiënte mensen zijn succesvoller. Als je efficiënt bent, kun je productiever zijn en als je productiever bent dan zul je sneller iets bereiken in je leven.
Organisaties zijn altijd op zoek naar efficiënte mensen die weten hoe ze time-management in de praktijk kunnen brengen. Meer output tegen lagere kosten is nu eenmaal meer winst.
