Hoe nodig je een kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek?

Een sollicitant uitnodigen voor een sollicitatiegesprek hoeft niet uitgebreid, maar je moet er wel even over nadenken. Hoe schrijf je een goede uitnodiging? Hoe maak je het uitnodigend? Hoe informeel moet je schrijven? Hieronder lees je alles waar je rekening mee moet houden tijdens het schrijven van een uitnodiging voor een kennismaking.

Hoe nodig je een sollicitant uit voor een sollicitatie?

Nadat je een keuze hebt gemaakt uit de kandidaten die een sollicitatie hebben gestuurd, moet je ze laten weten dat ze geselecteerd zijn om op gesprek te komen.

Dit hoeft niet uitgebreid, het is vooral een voorstel om een afspraak te maken, nog geen inhoudelijke reactie.

Je kunt iemand telefonisch uitnodigen, een mail sturen of ouderwets met een brief.

Een e-mail sturen is het meest gangbaar. Bovendien is het handig om de praktische details terug te kunnen lezen.

Een leuke uitnodiging schrijven

Een sollicitatie werkt twee kanten op: de kandidaat bepaalt ook of hij of zij bij het bedrijf wil komen werken.

Natuurlijk wil je de uitnodiging op zo’n manier schrijven dat iemand zin heeft om naar het gesprek te komen.

Hoe (in)formeel moet een uitnodiging voor een gesprek zijn?

Dat ligt aan de bedrijfscultuur en de gewoonlijke omgangsvormen.

Wees consistent in je stijl van communiceren. Als je een vlotte mail stuurt en vervolgens een zeer formeel gesprek voert, zorgt dat alleen maar voor verwarring.

Ideaal gezien schrijf je beleefd en zakelijk, maar wel uitnodigend.

Wat schrijf je in de uitnodiging voor een sollicitatiegesprek?

Een uitnodigingsmail heeft een vaste opbouw.

Hieronder bespreken we de onderdelen die je in ieder geval moet opnemen.

Aanhef

Welke aanhef je moet gebruiken is afhankelijk van de normale communicatie binnen jouw organisatie. Bijvoorbeeld:

• “Hoi” is persoonlijk en uitnodigend, maar wel erg informeel
• In veel organisaties is “Hi” een zakelijke aanhef die wel persoonlijk is
• “Geachte” is een ouderwetse aanspreekvorm, maar in een formele organisatie zeker van toepassing
• “Beste” is altijd de meest nette optie

Bij de aanhef is het ook belangrijk wat de functie is.

Je mailt een directeur niet met “Hoi”, maar bij een nieuwe collega in het marketingteam kan het wel.

Introductie

Maak duidelijk om welke sollicitatie het gaat en voor welke functie. Veel sollicitanten sturen er meerdere tegelijk uit.

Dit is ook handig voor jezelf om later terug het bericht terug te zoeken.

Uitnodiging

Maak duidelijk wat voor soort sollicitatiegesprek het wordt.

Is het een informele kennismaking, een assessment, een case interview, een test of screening?

Vertel er ook bij hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren.

Als de sollicitatieprocedure meer gesprekken zal hebben, maak dat dan ook meteen duidelijk.

Praktische informatie

Het belangrijkste bij een uitnodiging voor een gesprek is de praktische informatie over de afspraak.

Je moet zelf een datum voorstellen en de sollicitant daarop laten reageren.

Eventueel kun je ook een datumprikker sturen met een aantal opties.

Deze onderdelen moet je in ieder geval vermelden:

• Tijd en locatie (het adres, maar ook: is het online, bellen of fysiek?)
• Wat moet iemand meenemen (brief, cv, een id-kaart of bijvoorbeeld een laptop voor een assessment)
• Contactgegevens voor vragen of wijzigingen in beschikbaarheid

Vertel ook andere bijzonderheden, als dat van toepassing is.

Denk bijvoorbeeld aan een routebeschrijving als je weet dat het kantoor lastig te vinden is.

Afsluiting

Vraag als laatste om een bevestiging van de afspraak, of laat weten dat je geen tegenbericht nodig hebt.

Je sluit de brief of mail af zoals je dat gewoonlijk zou doen.

Hou dezelfde mate van formaliteit aan als bij de aanhef.

Vermeld je eigen functie, zodat ze weten met wie ze te maken hebben.

Ben je alleen de contactpersoon en niet degene met wie het gesprek gevoerd gaat worden?

Maak dat dan al eerder duidelijk in je bericht.

Voorbeelden sollicitatiegesprek uitnodiging

Hieronder vind je twee voorbeelden van een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.

Je kunt deze gebruiken als voorbeeld voor je eigen bericht.

Pas de informatie aan, zodat het past bij je eigen bedrijf en de sollicitatie.

Formele uitnodiging sollicitatiegesprek

Een zakelijke brief of e-mail schrijven kan wat onpersoonlijk voelen, maar in veel organisaties is dit soort zakelijke communicatie de norm.

Dit is een voorbeeld van een formele uitnodiging:

Geachte [naam],

Met interesse hebben wij kennis genomen van uw brief op [datum] jl. en wij willen u graag uitnodigen voor een eerste kennismakingsgesprek en screening.

Wij nodigen u uit op [datum en tijd] op de locatie [adres]. U heeft dan eerst een gesprek met [namen van collega’s] en daaropvolgend een assessment om uw basisvaardigheden te testen. Wij willen u vragen om hiervoor een eigen laptop mee te nemen. Het gesprek en de screening zullen ongeveer twee uur in beslag nemen.

Indien de voorgestelde datum u niet schikt, kunt u contact opnemen met ondergetekende. Mocht u onverhoopt verhinderd zijn, dan vernemen wij dat graag telefonisch.

Zonder tegenbericht zien wij uw komst tegemoet.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

[je functie]

[contactgegevens]

In deze mail wordt duidelijk wat de omgangsvormen zijn, zonder te omslachtig te worden.

Informele uitnodiging kennismakingsgesprek

Een informele of leuke uitnodiging is gezellig en bovendien kort, maar krachtig.

Zie de onderstaande informele voorbeeldmail:

Hi [naam],

Bedankt voor je sollicitatie als [functienaam]. Je brief is ons positief opgevallen en we zouden graag binnenkort eens kennis met je maken.

We willen een kennismakingsgesprek op [datum en tijd] met je inplannen via Zoom. Dit duurt ongeveer een half uur. 

Ben je niet beschikbaar op deze dag, laat het dan snel weten, dan prikken we een nieuwe datum. Onderaan deze mail vind je de juiste contactgegevens.

We horen graag van je terug!

Met vriendelijke groet,

[je naam]

[je contactgegevens]

Op deze manier heb je alle nodige informatie overgebracht en de verwachtingen duidelijk gemaakt, zonder te zakelijk te worden.

Heb je de kandidaten uitgenodigd?

Lees ook al onze tips over een sollicitatiegesprek voeren met een kandidaat.