Bekijk hoe je snel een goede out-of-office maakt met deze 13 voorbeelden, sjablonen en tips.
Inhoudsopgave
Tips voor een Out-of-Office
Een out-of-office of automatisch antwoord op binnenkomende mails zet je aan in je e-mailprogramma als je een tijdje niet aanwezig bent. Denk aan vakantie, cursus, zwangerschapsverlof of ziekte.
Bekijk deze tips hoe je een goede out-of-office maakt.
- Hou het kort. Degene die je een mail stuurt wil meteen zien wat er aan de hand is, wanneer je terug bent en wie hij of zij eventueel nog meer zou kunnen benaderen. Geef dus zo snel mogelijk deze info met zo min mogelijk wollige teksten.
- Zet op tijd aan. Wil je rustig op vakantie kunnen? Zet dan je out-of-office alvast een paar dagen voordat je gaat aan. Zo hoef je niet meer te reageren op de laatste binnenkomende mails.
- Positief. Maak het niet te saai en zakelijk. Probeer altijd vriendelijk te blijven en gebruik eventueel een beetje humor.
- Inhoud. Zet in ieder geval het volgende in je bericht:
- Wanneer je weer terug bent. Zo kan je lezer beslissen of hij wacht tot je terug bent, of contact opneemt met iemand anders.
- Reden waarom je weg bent. Hou het beknopt. Ben je op vakantie, ziek, training of is er een andere reden?
- Welke collega wel aanwezig is tijdens jouw afwezigheid. Wie kan de vragen over jouw werkzaamheden beantwoorden? Denk aan een naam, e-mailadres en /of telefoonnummer
- Eventueel je telefoonnummer. Afhankelijk van je functie en verantwoordelijkheden kun je je telefoonnummer noemen in geval van dringende zaken.
13 Voorbeelden Out-of-Office
Bekijk deze 13 out-of-office meldingen die je zo kunt kopiëren en plakken.
Generiek voorbeeld
Hartelijk dank voor uw e-mail. Ik ben momenteel afwezig vanwege [reden afwezigheid] tot [datum terugkeer] en zal tijdens deze periode geen e-mails lezen of beantwoorden. Bij dringende zaken kunt u contact opnemen met [collega's naam] via [collega's e-mailadres] of [collega's telefoonnummer]. Bij mijn terugkeer zal ik mijn best doen om uw e-mail zo snel mogelijk te beantwoorden. Bedankt voor uw begrip en geduld. Met vriendelijke groet, [Je naam]
Nieuwe baan
Beste mailer, Bedankt voor je e-mail. Ik ben niet langer werkzaam bij [naam organisatie]. Voor dringende zaken of vragen met betrekking tot mijn voormalige functie, neem contact op met [naam collega] via [emailadres collega] of [telefoonnummer collega]. Excuses voor het eventuele ongemak en bedankt voor je begrip. Met vriendelijke groet, [jouw naam]
Officiële feestdagen
Hoi, Bedankt voor uw e-mail. Onze kantoren zijn momenteel gesloten voor [feestdag]. Wij gaan weer open op [datum]. Ik beantwoord uw e-mail zo snel mogelijk bij mijn terugkeer. Met vriendelijke groet, [Je naam]
Interne out-of-office
Hoi, Ik ben momenteel op [vakantie], maar zal terug op het werk zijn op [datum]. Stuur als je hulp nodig hebt een e-mail naar [naam], die mijn [projecten/ inbox] opvolgt tijdens mijn afwezigheid. Als het dringend is, kun je me bereiken op [telefoonnummer]. Hartelijk dank, [Je naam]
Interne out-of-office kerst en oud en nieuw
Engels:
I am rockin' around the Christmas tree until 1st of January. Will get back to you after the holiday cheer subsides. Merry everything and happy always.
Geboorte en ouderschapsverlof
Hoi, Bedankt voor uw e-mail. Ik ben afwezig wegens [zwangerschaps- / ouderschapsverlof] vanaf [datum]. Ik ben van plan terug op kantoor te zijn op [datum]. Tijdens deze periode zal ik mijn e-mails niet checken. Neem tijdens deze periode contact op met [naam contactpersoon] op [e-mailadres/ telefoonnummer]. Met vriendelijke groet, [Je naam]
Ultra korte versie
Momenteel afwezig tot [datum terugkeer] en zal tijdens deze periode geen e-mails lezen of beantwoorden.
Grappig vakantie voorbeeld
Ahoy, avonturier! Je hebt me ge-emaild op het moment dat ik diep in de jungle van de 'echte wereld' ben gedoken, waar WiFi zeldzaam is en ik leer hoe ik kan overleven zonder e-mails. 😉 Ik ben op vakantie tot [datum terugkeer]. Wees niet ontmoedigd! Bij mijn terugkeer, als ik niet ben meegenomen door een stam van wilde eekhoorns, zal ik jouw bericht tegemoet treden als een ware schat uit de digitale zee. Voor dringende zaken kun je proberen een rooksignaal te sturen... of gewoon even contact opnemen met [collega's naam] via [collega's e-mailadres] of [collega's telefoonnummer]. Tot gauw, en dank voor het duiken in mijn inbox! Met avontuurlijke groet, [Je naam]
Kort en leuk
Even weg van het beeldscherm en tijd voor echte ontmoetingen, verhalen en nieuwe avonturen om jou straks weer te inspireren. Vanaf (datum) ben ik weer op kantoor!
Kort en op vakantie
Ik ben momenteel niet beschikbaar omdat ik geniet van een welverdiende vakantie. Bij terugkomst zit ik weer vol energie om je mail te lezen.
Wervend
Wist je dat je bij Nationale-Nederlanden vitaliteitsverlof van 2 maanden kunt opnemen? 3x Raden wat ik op dit moment aan het doen ben :). Op [datum terugkeer] zal ik je mail bekijken.
Commercieel
Momenteel ben ik niet aanwezig en kan je mail helaas niet lezen tot [datum terugkeer]. Ik kan je wel wijzen op een leuke aanbieding die wij hebben lopen tot 12 oktober: 25% korting op de gehele collectie!
Beetje humor
Hallo daar! Als je dit leest, betekent dit dat ik mijn batterijen aan het opladen ben en even niet bereikbaar ben. Maar geen zorgen, ik keer terug op [datum terugkeer], hopelijk volledig opgeladen en vrij van softwarebugs. Mocht je in de tussentijd nood hebben aan assistentie (of gewoon iemand om je grappen aan te vertellen), kun je altijd contact opnemen met [collega's naam] via [collega's e-mailadres] of [collega's telefoonnummer]. Dank voor je bericht en tot snel, [Je naam]
Automatisch antwoord in Outlook en Gmail
Outlook en Gmail zijn de meeste gebruikte e-mail programma’s.
Zo stel je de out-of-office in Outlook en Gmail.
Outlook
- Selecteer Hulprogramma’s > Automatische antwoorden…
- Kies of je verschillende versies wilt sturen voor mensen binnen en buiten je organisatie
- Kies op welke datums jij je out-of-office-bericht wilt sturen
- Maak je bericht
- Klik op OK om je instellingen op te slaan.
Gmail
- Selecteer Instellingen > Alle instellingen bekijken
- Scroll helemaal omlaag naar Automatisch antwoord
- Zet aan: Automatisch antwoord staat aan
- Kies een begindatum en optioneel een einddatum
- Kies een onderwerp een maak je bericht
- Optioneel aanvinken: alleen een antwoord sturen naar de mensen in mijn Contacten
- Klik op Wijzigingen opslaan
